5 Sai Lầm Khiến Quán Cà Phê Mới Đóng Cửa Chỉ Sau 7 Tháng

Thống kê ngành F&B cho thấy hơn 60% quán cà phê mới tại Việt Nam không trụ được qua năm đầu tiên. Con số này không phải do thị trường thiếu người uống cà phê, bởi người Việt uống cà phê nhiều hơn bao giờ hết. Vấn đề nằm ở chỗ khác, cụ thể là ở những sai lầm khiến quán cà phê mới đóng cửa mà hầu hết người trong cuộc chỉ nhận ra khi đã quá muộn để sửa chữa. Hãy cùng các chuyên gia của WINCI tìm hiểu xem đâu là những sai lầm chí mạng đã khiến hàng ngàn quán cà phê đóng cửa mỗi năm tại Việt Nam nhé!

Câu Chuyện Thực Tế Khắc Nghiệt Đến Đau Lòng

Điều đáng sợ nhất về những sai lầm trong kinh doanh quán cà phê không phải là chúng quá khó nhận ra, mà là chúng thường trông rất giống với những quyết định đúng đắn trong một thời gian dài trước khi hậu quả thực sự xuất hiện.

Câu chuyện kinh doanh tưởng chừng thuận lợi

Năm 2023, chị Thu Hà, một nhân viên kinh doanh tại Hà Nội, quyết định rẽ ngang và mở quán cà phê tại Cầu Giấy. Không có kinh nghiệm ngành, chị bù đắp bằng sự tỉ mỉ và tâm huyết: trực tiếp tham gia vào từng khâu từ lựa chọn nguyên liệu, kiểm soát pha chế cho đến đào tạo nhân viên. Gần một năm sau, quán đạt doanh thu ổn định, lượng khách quen chiếm tỷ trọng đáng kể. Mọi thứ đều có vẻ đang đi đúng hướng.

Năm 2024, chị quyết định mở rộng. Cơ sở thứ hai được chọn tại Hà Đông, khu vực có mật độ dân cư cao và tốc độ đô thị hóa nhanh. Lý do nghe rất thuyết phục. Và để đảm bảo an toàn, chị giữ nguyên toàn bộ những gì đã tạo ra thành công ở Cầu Giấy: công thức đồ uống, cấu trúc thực đơn, thiết kế không gian, mức giá. Sao chép nguyên xi một mô hình đang ăn nên làm ra, về lý thuyết, có vẻ là quyết định thận trọng và hợp lý.

Nhưng thực tế lại kể một câu chuyện khác

Chỉ sau 7 tháng, cơ sở Hà Đông buộc phải đóng cửa. Doanh thu không đạt kỳ vọng trong khi chi phí thuê mặt bằng và nhân sự cao hơn dự toán. Áp lực dòng tiền xuất hiện sớm hơn và dai dẳng hơn những gì kế hoạch kinh doanh từng dự liệu. Dù đã liên tục điều chỉnh, từ thay đổi nhà cung cấp, sắp xếp lại ca làm việc đến tinh chỉnh công thức, quán vẫn không tìm được đà tăng trưởng cần thiết để trụ vững.

Nhìn lại, chị Thu Hà nhận ra điều mà lẽ ra phải được nghiên cứu kỹ hơn từ trước: Cầu Giấy và Hà Đông là hai thị trường hoàn toàn khác nhau. Cầu Giấy tập trung văn phòng và sinh viên, khách có thói quen ngồi lâu, làm việc hoặc gặp gỡ. Hà Đông thiên về khu dân cư gia đình, khách chủ yếu mua mang đi hoặc dừng chân trong thời gian ngắn. 

Cùng một menu, cùng một không gian, cùng một mức giá, nhưng đặt vào một tệp khách hàng hoàn toàn khác thì tất cả những thứ đó đều trở nên không phù hợp. Thêm vào đó, việc giao quyền điều hành cho quản lý mới khiến phong cách phục vụ dần khác đi, dù hình thức cửa hàng bề ngoài vẫn tương đồng với cơ sở gốc.

Câu chuyện của chị Thu Hà không phải là ngoại lệ. Đó là kịch bản mà hàng trăm chủ quán cà phê tại Việt Nam đã và đang trải qua, chỉ khác nhau ở địa điểm và con số. Và đằng sau mỗi lần đóng cửa như vậy đều có thể truy ngược về ít nhất một trong 5 sai lầm mang tính hệ thống mà chúng ta sẽ phân tích ngay dưới đây.

5 Sai Lầm Khiến Quán Cà Phê Mới Đóng Cửa Sớm

Mỗi sai lầm dưới đây đều có một đặc điểm chung: chúng không gây ra hậu quả ngay lập tức. Chúng tích lũy âm thầm trong nhiều tuần, nhiều tháng, cho đến khi áp lực dồn đủ lớn và không còn cách nào xoay xở. Hiểu rõ từng cái một là bước đầu tiên để không rơi vào chúng.

Chọn Mặt Bằng Bằng Cảm Tính Thay Vì Dữ Liệu

Trong tất cả các quyết định khi mở quán cà phê, chọn mặt bằng là quyết định ít được đầu tư thời gian nhất nhưng lại có hậu quả nặng nề và khó sửa nhất. Phần lớn chủ quán chọn mặt bằng dựa trên những lý do nghe qua rất hợp lý: khu này đông người qua lại, vị trí nhìn đẹp, giá thuê vừa tầm. Nhưng những lý do đó lại bỏ qua câu hỏi quan trọng hơn rất nhiều: đông người qua lại đó có phải là khách hàng của mình không?

Đông người qua lại không có nghĩa là đông khách tiềm năng cho mô hình cụ thể của bạn. Một con phố tấp nập với dân văn phòng đi làm mỗi sáng sẽ phù hợp với mô hình cà phê mang đi phục vụ nhanh. Nhưng nếu bạn đang mở một quán không gian yên tĩnh để ngồi làm việc hoặc gặp gỡ bạn bè, tệp khách đó không phải tệp khách của bạn, dù họ đi qua cửa quán hàng trăm lượt mỗi ngày mà không bao giờ bước vào.

Mỗi khu vực có một hành vi tiêu dùng riêng biệt. Khu văn phòng, khu sinh viên, khu dân cư gia đình, khu thương mại, mỗi nơi có thói quen, khung giờ cao điểm và mức chi tiêu khác nhau hoàn toàn. Một mô hình quán phù hợp với khu này có thể thất bại hoàn toàn ở khu kia dù sản phẩm và dịch vụ hoàn toàn giống nhau.

Cách tiếp cận đúng là quan sát thực địa ít nhất 2 đến 4 tuần trước khi ký bất cứ hợp đồng nào. Ai đi qua đây và vào khung giờ nào? Họ dừng lại hay chỉ đi thẳng? Các quán đang hoạt động gần đó phục vụ kiểu khách nào và đông vào lúc mấy giờ? Những câu hỏi đó, khi được trả lời bằng quan sát thực tế, sẽ cho bạn bức tranh chân thực hơn bất kỳ bản phân tích thị trường chung chung nào.

Đánh Giá Thấp Chi Phí Thực Tế Và Bẫy Dòng Tiền

Nếu sai lầm thứ nhất giết chết quán ngay từ trước khi khai trương thì sai lầm này mới là thứ bóp nghẹt quán từ từ trong những tháng đầu vận hành. Nó nguy hiểm hơn vì đến muộn hơn và khi bạn nhận ra thì tiền đã ra đi phần lớn.

Đây là sai lầm tài chính phổ biến nhất trong kinh doanh quán cà phê và cũng là thứ âm thầm bóp nghẹt nhiều quán nhất. Vấn đề không nằm ở việc chủ quán không biết tính toán, mà nằm ở việc họ tính toán dựa trên kịch bản lạc quan nhất và bỏ quên phần đệm an toàn.

Kế hoạch kinh doanh trên giấy thường trông như thế này: tháng đầu đạt 60% công suất, tháng ba hòa vốn, tháng sáu bắt đầu có lãi. Thực tế thường diễn ra theo cách khác. Tháng đầu khách tò mò đến đông, rồi thưa dần sau khi sự mới lạ qua đi. Chi phí thuê mặt bằng, nhân sự, nguyên liệu, điện nước không giảm theo doanh thu nhưng doanh thu lại dao động mạnh theo mùa vụ, thời tiết và cả tâm lý thị trường.

Một khoản chi phí mà nhiều chủ quán mới hay bỏ sót trong dự toán là chi phí phát sinh trong giai đoạn vận hành ban đầu. Máy móc hỏng hóc bất ngờ, phải thay nhân viên giữa chừng, điều chỉnh menu theo phản hồi thực tế, chi phí marketing để kéo khách trong những tháng đầu chưa có tiếng, tất cả những thứ đó đều tốn tiền và đều không xuất hiện trong bảng kế hoạch ban đầu.

Nguyên tắc an toàn mà các chuyên gia F&B thường khuyên là tổng vốn chuẩn bị phải bao gồm chi phí đầu tư ban đầu cộng thêm dự phòng dòng tiền cho ít nhất 6 tháng vận hành ở kịch bản doanh thu thấp hơn 40% so với kỳ vọng. Nếu với kịch bản đó bạn vẫn trụ được, mô hình của bạn có đủ nền tảng để bắt đầu. Nếu không, cần điều chỉnh cấu trúc chi phí trước khi khai trương, không phải sau.

Quán Chạy Được Nhờ Chủ, Không Phải Nhờ Hệ Thống?

Hai sai lầm trên thường lộ diện từ sớm. Sai lầm này thì khác, nó ẩn mình rất khéo léo sau vẻ ngoài của một quán đang hoạt động tốt, và chỉ bộc lộ khi đã quá muộn để can thiệp kịp thời.

Sai lầm này đặc biệt phổ biến ở những chủ quán có tay nghề tốt và tâm huyết cao. Họ trực tiếp tham gia vào mọi khâu, từ chọn nguyên liệu, kiểm soát pha chế đến đào tạo nhân viên và chăm sóc khách quen. Quán chạy tốt, khách hài lòng, doanh thu ổn định. Nhưng thứ thực sự đang giữ cho quán hoạt động tốt không phải là hệ thống mà là sự hiện diện cá nhân của chủ.

Điều đó nghe có vẻ là điểm mạnh, nhưng thực ra là rủi ro lớn. Vì một khi chủ quán vắng mặt, dù chỉ vài ngày, chất lượng dịch vụ bắt đầu trồi sụt. Nhân viên không có quy trình rõ ràng để tuân theo nên mỗi người làm theo cách riêng. Những quyết định nhỏ trong ngày, vốn trước đây chủ quán xử lý nhanh gọn, giờ trở thành vùng xám không ai chịu trách nhiệm.

Trước khi nghĩ đến việc mở rộng hay thậm chí trước khi muốn quán hoạt động bền vững, hãy tự trả lời thành thật câu hỏi này: nếu bạn nghỉ hoàn toàn trong một tháng, quán có vẫn chạy tốt không? Nếu câu trả lời là không chắc, thì đó là dấu hiệu bạn đang vận hành một quán phụ thuộc vào con người thay vì vào hệ thống.

Giải pháp không phải là buông tay hoàn toàn mà là đầu tư thời gian chuẩn hóa mọi quy trình thành tài liệu rõ ràng: quy trình pha chế từng món, quy trình phục vụ khách, quy trình xử lý tình huống, quy trình kiểm kê và đặt hàng nguyên liệu. Khi mọi thứ được ghi thành quy trình, bạn mới thực sự có một mô hình quán cà phê có thể tồn tại và phát triển độc lập với bất kỳ một cá nhân nào.

Xem Nhẹ Tính Nhất Quán Trong Chất Lượng Đồ Uống

Ba sai lầm trên liên quan đến chiến lược và vận hành. Sai lầm thứ tư này nằm ngay ở sản phẩm cốt lõi, thứ mà khách hàng trực tiếp trả tiền mỗi ngày, và vì vậy hậu quả của nó được cảm nhận rõ ràng nhất dù ít được nhìn nhận đúng mức.

Có một sự thật đơn giản trong ngành cà phê mà không phải ai cũng chịu thừa nhận: khách hàng quay lại không phải vì lần đầu tiên tách cà phê của bạn quá xuất sắc. Họ quay lại vì lần thứ mười, thứ hai mươi tách cà phê đó vẫn ngon như lần đầu. Tính nhất quán mới là thứ tạo ra khách quen, không phải sự xuất sắc nhất thời.

Đây chính là điểm mà nhiều quán cà phê mới bị ăn mòn dần mà không nhận ra. Những ngày đầu, chủ quán trực tiếp kiểm soát từng tách, mọi thứ đạt chuẩn. Dần dần khi công việc nhiều lên, khi nhân viên thay đổi, khi áp lực vận hành tăng, chất lượng bắt đầu dao động. Hôm nay tách espresso đậm đà, ngày mai nhạt hơn vì nhân viên mới chưa quen tay. Tuần này cà phê sữa đá ngon, tuần sau hơi khác vì đổi nhà cung cấp sữa tươi mà không điều chỉnh lại công thức.

Khách hàng không nhất thiết nói ra những điều đó. Họ chỉ lặng lẽ đến ít hơn, rồi dừng hẳn, rồi bạn nhìn vào doanh thu và tự hỏi điều gì đã xảy ra.

Tính nhất quán trong pha chế đến từ hai nguồn: tay nghề người pha và thiết bị đủ chuẩn. Nhiều chủ quán chú trọng đào tạo tay nghề nhưng lại tiết kiệm sai chỗ ở khâu thiết bị. Một chiếc máy pha cà phê không kiểm soát được nhiệt độ và áp suất ổn định sẽ tạo ra những tách cà phê khác nhau dù cùng một người pha, cùng một lượng cà phê, cùng một công thức. 

Đây là lý do những quán cà phê nghiêm túc đều đầu tư vào các thương hiệu đạt chuẩn như máy pha cà phê WINCI, dòng máy được thiết kế với khả năng kiểm soát nhiệt độ chính xác và duy trì áp suất ổn định trong suốt quá trình chiết xuất. Điều này giúp mỗi tách cà phê đều nhất quán dù là ca sáng hay ca chiều, dù nhân viên hôm nay hay nhân viên ngày mai. Khi nền tảng thiết bị đã vững, bạn mới thực sự kiểm soát được chất lượng đồ uống theo đúng nghĩa.

Xây Dựng Thương Hiệu Bằng Hình Thức, Bỏ Quên Trải Nghiệm Thực Tế

Sai lầm cuối cùng này có lẽ là cái bẫy quyến rũ nhất trong thời đại mạng xã hội, bởi vì nó không chỉ sai mà còn trông rất đúng, rất hiện đại, rất được nhiều người khuyến khích làm theo.

Thời đại mạng xã hội tạo ra một cạm bẫy rất tinh vi cho người mở quán cà phê: nghĩ rằng quán đẹp trên ảnh thì sẽ đông khách ngoài đời. Không ít chủ quán đổ phần lớn ngân sách vào thiết kế nội thất, chụp ảnh chuyên nghiệp, chạy quảng cáo mạng xã hội từ trước khi khai trương, nhưng lại không đầu tư tương xứng vào đào tạo nhân sự, kiểm soát chất lượng và xây dựng quy trình phục vụ.

Kết quả là một làn sóng khách tò mò kéo đến trong những tuần đầu nhờ hình ảnh đẹp và truyền thông rầm rộ. Nhưng trải nghiệm thực tế tại quán không đủ để giữ họ quay lại. Phục vụ chậm, đồ uống không đều tay, nhân viên chưa được đào tạo bài bản về cách xử lý tình huống, không gian đẹp nhưng thiếu sự ấm áp và chăm sóc thực sự. Và trên mạng xã hội, những review thật của khách hàng thật sẽ dần thay thế những hình ảnh được dàn dựng công phu của chủ quán.

Thương hiệu quán cà phê bền vững không được xây bằng bộ nhận diện đẹp hay chiến dịch truyền thông hoành tráng. Nó được xây từng ngày bằng sự nhất quán trong từng chi tiết nhỏ: tách cà phê ra đúng thời gian, nụ cười của nhân viên quen mặt khách, góc ngồi yêu thích luôn sẵn sàng, không gian sạch sẽ vào mọi khung giờ. Những thứ đó không thể chụp ảnh đẹp được, nhưng chính những thứ đó mới khiến khách quay lại lần hai, lần mười, rồi giới thiệu cho bạn bè của họ.

Sự Thiếu Chuẩn Bị Chính Là Bản Án Tử Cho Việc Kinh Doanh

Nghe qua 5 sai lầm trên, nhiều người có thể cảm thấy mở quán cà phê là một canh bạc rủi ro cao. Thực ra không phải vậy. Ngành cà phê Việt Nam vẫn đang tăng trưởng mạnh và vẫn còn rất nhiều dư địa cho những quán làm đúng và làm tốt. Điều khắc nghiệt không phải là thị trường mà là mức độ không khoan nhượng của nó với những quyết định thiếu chuẩn bị.

Thị trường cà phê không phạt bạn vì bạn mới vào ngành. Nó chỉ phạt bạn vì bạn chọn sai mặt bằng, tính thiếu dòng tiền, không chuẩn hóa quy trình, để chất lượng dao động và đầu tư sai chỗ. Tất cả những điều đó đều có thể tránh được nếu bạn dành đủ thời gian chuẩn bị thay vì bị cuốn theo sự hứng khởi của việc khai trương.

Một quán cà phê thành công không phải là quán may mắn có vị trí đẹp hay concept độc đáo. Đó là quán được xây dựng trên nền tảng hiểu thị trường thực tế, tài chính được tính toán thận trọng, quy trình vận hành rõ ràng, chất lượng được kiểm soát nhất quán và trải nghiệm khách hàng được chăm chút mỗi ngày. Những yếu tố đó không hào nhoáng và không hấp dẫn để đăng lên mạng xã hội, nhưng chúng chính là thứ quyết định liệu cửa quán của bạn sẽ còn mở sau 7 tháng, 7 năm hay không.

Những Câu Hỏi Thường Gặp Về Việc Mở Quán Cà Phê Mới

Khởi nghiệp và từng bước mở rộng mô hình kinh doanh là việc mà bất cứ nhà khởi nghiệp nào cũng mong đợi và hướng tới. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào muốn tìm hiểu để thực hiện những bước tiến này, hãy để WINCI giải đáp ngay cho bạn nhé!

Ngành cà phê không thiếu những quán thành công và không thiếu chỗ cho những người làm nghiêm túc. Thứ nó thiếu là những chủ quán chịu nhìn thẳng vào sự thật trước khi bắt đầu, thay vì sau khi tấm biển “Sang nhượng mặt bằng” đã lên cửa. Những sai lầm khiến quán cà phê mới đóng cửa sẽ vẫn luôn có những người mắc phải, nhưng đó sẽ là bài học đáng giá để ngành FnB tại Việt Nam ngày càng phát triển và vững chắc hơn,

Được viết bởi

Winci

Máy pha cà phê chất lượng cao

Đọc thêm từ chúng tôi

Ở Winci, chúng tôi tin rằng mỗi tách cà phê ngon là khởi đầu cho một ngày tràn năng lượng. Từ những chiếc máy pha cà phê chất lượng cao đến phụ kiện và giải pháp cho quán cà phê, Winci mang đến cho bạn niềm vui pha chế tại nhà dễ dàng và chuẩn vị. Chúng tôi đồng hành cùng người yêu cà phê — từ người mới bắt đầu đến những barista chuyên nghiệp.