Mục lục
Chương 20: Vấn đề tiền bạc
Làm thế nào bạn có thể biết liệu quán cà phê của bạn có thành công hay không? Số lượng khách hàng được phục vụ hoặc số lượng hàng hóa bán được trên mỗi khách hàng nghe có vẻ giống như một thước đo tốt, nhưng để tìm ra tình hình tài chính thực sự của bạn đòi hỏi một con số cụ thể hơn nhiều: thu nhập ròng của bạn hoặc số tiền thu được trừ đi số tiền đó. đi ra ngoài.
Việc xác định thu nhập ròng của bạn chỉ đến sau khi bạn đã theo dõi nhiều con số khác, chẳng hạn như số giờ làm việc của nhân viên, chi phí tiện ích, chi phí hàng hóa mới và hàng tồn kho hiện có.
Việc theo dõi những con số này không yêu cầu bằng tiến sĩ toán học—chỉ cần có con mắt chi tiết và sự kiên nhẫn để ghi lại mọi thứ ra vào cửa hàng của bạn. Nghe có vẻ nhàm chán? Lúc đầu có thể là như vậy, nhưng một khi hệ thống của bạn hoạt động, việc theo dõi số liệu bán hàng sẽ trở nên giống một trò chơi hơn, nơi bạn làm mọi thứ có thể để đẩy con số lên cao hơn.
Theo dõi số lượng bán hàng
Để duy trì tình hình tài chính của quán cà phê của bạn ở mức tốt, hãy theo dõi doanh số bán hàng hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng năm. Đừng nghĩ rằng bạn đang làm việc bận rộn cho bản thân hoặc sao chép các con số mà không có lý do. Mỗi báo cáo thu nhập và chi phí này phục vụ một mục đích khác nhau.
Lúc đầu, số lượng bán hàng sẽ giống như những lần ném xúc xắc ngẫu nhiên. Họ đi lên; họ đi xuống. Họ dường như nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Tuy nhiên, khi ngày và tuần trôi qua, bạn sẽ bắt đầu thấy các mẫu hình trong các con số. Mưa sẽ làm giảm (hoặc tăng) doanh số bán hàng X phần trăm. Tuyết ảnh hưởng nhiều đến doanh thu X. Và 3 ngày cuối tuần đẩy xuống thứ Sáu và tăng thứ Bảy.
Theo thời gian, những kiến thức này sẽ giúp bạn đặt mua hàng hóa, vật tư chính xác hơn và tạo ra lịch trình làm việc hiệu quả hơn. Như người ta vẫn nói, kiến thức là sức mạnh—nhưng quan trọng hơn đối với kinh doanh, kiến thức là tiền bạc!
Lựa chọn hệ thống điểm bán hàng
Trong Chương 11, chúng ta đã nói về tầm quan trọng của việc có máy tính tiền. Trừ khi bạn thích ghi lại doanh thu, chi phí, v.v. theo cách truyền thống bằng bút và giấy—và điều đó không có gì sai cả!—bạn cũng sẽ muốn áp dụng hệ thống điểm bán hàng (POS) kỹ thuật số.
Hệ thống POS là mạng kỹ thuật số được liên kết với thiết bị đầu cuối thanh toán của bạn. Phần mềm có thể xử lý mọi thứ từ tiền mặt, thẻ tín dụng đến thẻ quà tặng và phiếu giảm giá. Hệ thống POS dành riêng cho nhà hàng tốt nhất cũng thực hiện những điều sau:
✱ Giúp bạn quản lý thực đơn của mình
✱ Duy trì chương trình khách hàng thân thiết
✱ Theo dõi mẹo
✱ Làm việc tại quầy, bàn, mang đi và giao hàng cũng như đặt hàng trực tuyến và điện thoại
✱ Theo dõi dữ liệu bán hàng để bạn có thể dễ dàng phân tích
Hệ thống POS dựa trên đám mây hoạt động với mọi thiết bị hỗ trợ internet. Nếu bạn đã từng quẹt thẻ tín dụng của mình thông qua một thiết bị được gắn vào máy tính bảng, thì bạn đã thấy hệ thống POS dựa trên đám mây đang hoạt động.
Dưới đây là một số tùy chọn hệ thống POS phổ biến hơn cho các quán cà phê:
✱ Quảng trường dành cho nhà hàng (squareup.com)
✱ Tốc độ ánh sáng (lightspeedhq.com/pos)
✱ ShopKeep (shopkeep.com)
✱ Bánh mì nướng (pos.toasttab.com)
✱ Loyverse (loyverse.com)
✱ BÁNH (trycake.com)
Chi phí cho hệ thống POS có thể dao động từ miễn phí đến $79 mỗi tháng trở lên, không bao gồm phần cứng cần thiết để chạy hệ thống POS, như máy tính bảng hoặc thiết bị đầu cuối trên quầy. Nhiều công ty POS cung cấp bản dùng thử miễn phí để bạn có thể quyết định xem hệ thống này có phù hợp với mình hay không trước khi mua.
Để giúp bạn quyết định hệ thống nào có thể là tốt nhất cho quán cà phê của bạn, hãy xem trang web đánh giá phần mềm Capterra (capterra.com) để đọc thứ hạng dựa trên người dùng của các hệ thống POS nói trên và các hệ thống POS khác. Nếu bạn không thể tìm thấy chính xác những gì bạn muốn, hãy nhớ rằng một số công ty POS sẽ tùy chỉnh phần mềm của họ để đáp ứng nhu cầu của bạn.
Counter Talk: Khi bạn chọn hệ thống POS, hãy so sánh chi phí của phần cứng, phần mềm và cài đặt cộng với chi phí cho mỗi giao dịch để xử lý thẻ tín dụng. Cái cuối cùng có thể cộng lại. Melissa đã tính toán số tiền Brewpoint sẽ trả phí thẻ tín dụng bằng cách sử dụng các công ty xử lý khác nhau và con số dao động từ 22.000 USD đến 38.000 USD cho các giao dịch thẻ tín dụng trị giá 650.000 USD.
Đếm tiền mặt của bạn
Bây giờ hãy nói về những việc cần làm với hệ thống POS kỹ thuật số của bạn—hoặc hệ thống dựa trên giấy tờ kiểu cũ của bạn. Các quy trình chúng tôi phác thảo ở đây sẽ hoạt động bất kể bạn chọn ghi lại và phân tích doanh số, chi phí, giờ làm của nhân viên và các dữ liệu khác như thế nào, vì vậy nếu bạn thích hồ sơ giấy hơn, hãy thực hiện.
Your Daily Bread/ hàng ngày
Vào cuối mỗi ngày bán hàng, hãy đối chiếu số tiền trong ngăn đựng tiền với doanh số bán hàng được theo dõi bởi máy tính tiền, máy tính hoặc POS. (Nếu bạn thích hệ thống trên giấy, hãy chuyển sang Phụ lục B để xem mẫu báo cáo thu nhập và chi phí.)
Bạn có thể tự mình đếm ngăn kéo hoặc nhờ nhân viên phụ trách quầy tính tiền đếm. Sau khi bạn đã kiểm đếm số tiền mặt trong ngăn kéo, hãy trừ đi số tiền nổi từ tổng số tiền này. Số tiền thả nổi là số tiền mặt trong ngăn kéo sổ đăng ký vào đầu mỗi ngày. Số tiền chính xác tùy thuộc vào bạn, nhưng hãy đảm bảo ngăn kéo chứa đủ 1 đô la và 5 đô la để nhân viên không cần phải yêu cầu tiền lẻ chỉ sau một vài lần bán hàng.
Điều này cung cấp cho bạn một con số về tiền mặt ròng, còn được gọi là tiền gửi. Đây là số tiền thực tế đã được thêm vào sổ đăng ký trong ngày.
Tốt nhất, nhân viên nên hoàn thành việc đếm ngăn kéo mà không nhìn thấy số tiền hiển thị trong ứng dụng thanh toán hoặc băng bán hàng của bạn. Bạn không muốn cho họ một mục tiêu để nhắm tới; bạn chỉ muốn biết trong ngăn kéo có bao nhiêu rồi tự mình xác định xem số tiền đó có đúng hay không. Cách làm này tránh những hành động hài hước có thể xảy ra bởi những nhân viên sẽ thêm (hoặc bớt!) tiền để làm cho tổng số khớp nhau.
Trừ tổng doanh thu từ tiền mặt ròng. Nếu số tiền âm thì ngăn kéo ngắn nghĩa là có quá ít tiền; tổng dương có nghĩa là ngăn kéo đã kết thúc. Nếu các số liệu khớp nhau thì số lượng trong ngăn kéo là hoàn toàn chính xác và bạn nên đập tay với nhân viên của mình.
Lấy đủ tiền mặt ra khỏi ngăn kéo để số tiền còn lại bằng với số tiền thả nổi. Vào đầu ngày, hoặc bất kỳ lúc nào nhân viên sử dụng sổ đăng ký mới, anh ta nên đếm tiền mặt trước để đảm bảo số tiền trong đó khớp với số tiền nổi.
Cuối cùng, hãy ghi lại thời tiết hoặc bất kỳ diễn biến bất thường nào trong hồ sơ của bạn để bạn có thể sử dụng thông tin đó trong bản tóm tắt hàng tuần của mình.
Counter Talk: Brewpoint đã tăng độ chính xác của ngăn đựng tiền lên 300% bằng cách khuyến khích những ngăn kéo hoàn hảo. Đối với mỗi ngăn kéo hoàn hảo, nhóm sẽ tích lũy điểm để nhận được đồ uống hoặc túi cà phê miễn phí theo ca.
Bài viết hàng tuần
Mục đích của bản tóm tắt hàng tuần là tìm kiếm xu hướng bán hàng. Những ngày nhất định trong tuần có mang lại nhiều doanh thu hơn những ngày khác không? Bạn có đang sử dụng nhân viên của mình một cách khôn ngoan hay bạn có quá nhiều người trong cửa hàng trong thời gian chậm kinh doanh?
Để tạo bản báo cáo hàng tuần, cứ 7 ngày một lần, bạn sẽ chuyển tổng doanh số bán hàng hàng ngày vào bảng tóm tắt hàng tuần (cũng có trong Phụ lục B). Bỏ qua ngày tháng và chỉ chú ý đến ngày. Ví dụ: áp dụng lịch trình từ Thứ Hai đến Chủ Nhật hoặc từ Chủ nhật đến Thứ Bảy và tuân thủ lịch trình đó, ngay cả khi tuần đã trôi qua hết tháng này sang năm tiếp theo. Doanh số bán hàng vào những ngày cụ thể trong tuần có xu hướng đều đặn từ tuần này sang tuần khác và cuối tuần thu hút lượng khách khác nhau so với các ngày trong tuần. Bạn sẽ bỏ lỡ sự khác biệt này nếu so sánh ngày 6 tháng 6 với ngày 6 tháng 7 thay vì các ngày thực tế trong tuần.
Ngoài số liệu bán hàng, hãy ghi lại tổng số giờ làm việc của tất cả nhân viên. Chia số liệu bán hàng trong ngày cho số giờ lao động để xác định doanh số bán hàng mỗi giờ (SPPH). Biện pháp này là một cách để xem xét giá trị sức lao động của mỗi nhân viên. Nếu SPPH thay đổi nhiều trong suốt một tuần, bạn có thể cân nhắc sắp xếp lại lịch trình của mình để nhân viên bắt đầu làm việc muộn hơn một giờ hoặc về sớm hơn một giờ. Trong một số trường hợp, chẳng hạn như mở và đóng cửa hàng, điều này có thể không thực tế, nhưng việc lãng phí tiền vào lao động không sử dụng cũng khó thực tế.
Mang theo thông tin thời tiết mà bạn đã ghi lại trong bản tóm tắt hàng ngày và ghi lại mọi sự kiện có liên quan khác, chẳng hạn như ngày lễ quốc gia hoặc diễn biến ở địa phương.
Counter Talk: Hãy ghi lại mọi thứ bạn có thể, từ lịch trình giao thông địa phương đến những ngày nghỉ học và theo thời gian, bạn sẽ bắt đầu nhận ra các hình mẫu. Ví dụ, Melissa phát hiện ra rằng Brewpoint có lượng học sinh trung học tăng vọt vào các ngày thứ Tư bắt đầu muộn, khi học sinh cấp 1 và cấp 3 bắt đầu muộn một giờ. Một tiết lộ khác: doanh số bán lẻ chậm hơn trong tháng 6 và tháng 7 do kỳ nghỉ gia đình.
Tóm tắt hàng tháng
Trong khi bản tóm tắt hàng tuần tìm kiếm xu hướng bán hàng thì bản tóm tắt hàng tháng sẽ chụp nhanh tình hình tài chính của toàn bộ doanh nghiệp của bạn, cho phép bạn so sánh thu nhập và chi phí từ tháng này sang tháng khác. Bạn nên lưu giữ hồ sơ ngay từ ngày đầu tiên mở cửa, nhưng đừng phụ thuộc quá nhiều vào những con số ban đầu đó. Ví dụ: trong tháng đầu tiên, chi phí của bạn sẽ cao hơn nhiều so với bất kỳ tháng nào khác vì bạn sẽ phải tiêu tiền để tích trữ hàng tồn kho từ con số không.
Để bắt đầu tạo bản tóm tắt hàng tháng, hãy thêm số liệu bán hàng từ bảng tính tiền hàng ngày có giá trị trong một tháng. Đối với bản tóm tắt hàng tháng, chúng tôi quan tâm đến các ngày trong tháng (chứ không phải các ngày trong tuần), vì vậy hãy làm việc với bảng tính tiền hàng ngày từ ngày đầu tiên của tháng đến ngày 30 hoặc 31, hoặc bao nhiêu ngày trong tháng có.
Trừ đi giá vốn của tất cả hàng hóa đã bán từ bảng tính tiền mặt hàng ngày có giá trị tổng cộng trong tháng mà bạn đã tính ở đoạn trước để có được tổng thu nhập trong tháng. Để xác định giá vốn của tất cả hàng hóa đã bán, hãy bắt đầu bằng giá trị hàng tồn kho của bạn vào đầu tháng, cộng chi phí của tất cả các giao dịch mua nhận được trong tháng và trừ đi giá trị hàng tồn kho có sẵn vào cuối tháng. (Chúng ta sẽ nói về việc kiểm kê chi tiết hơn ở Chương 18.)
Tiếp theo, liệt kê tất cả các chi phí (trừ khoản thanh toán khoản vay) trong tháng vào những vị trí thích hợp trên tờ giấy và kiểm đếm những số liệu này. Trừ tổng chi phí khỏi tổng thu nhập của bạn để xác định thu nhập hàng tháng của bạn trước chi phí số tiền vay. Trừ khoản thanh toán khoản vay của bạn khỏi con số này để xác định thu nhập thực tế hàng tháng của bạn.
Tại sao không bao gồm các khoản thanh toán khoản vay? Các khoản thanh toán này khác với các chi phí khác vì cuối cùng chúng sẽ biến mất. Nguyên liệu thô, nhân công, bảo hiểm, v.v. đều là những chi phí hoạt động sẽ ổn định hàng tháng miễn là doanh nghiệp còn mở cửa. Nếu bạn từng cố gắng bán doanh nghiệp (chủ đề chúng ta thảo luận trong Chương 25), bạn muốn có thể cho thấy thu nhập của người mua tiềm năng trước chi phí đi vay vì chi phí đi vay của họ sẽ khác với của bạn.
Bây giờ, chia từng chi phí cho doanh thu hàng tháng mà bạn đã tính toán trước đó để xác định phần trăm doanh thu mà mỗi chi phí đại diện. Ví dụ: nếu giá vốn hàng bán trong một tháng là 8.500 USD trong khi doanh thu là 28.000 USD thì chi phí thực phẩm bằng 30% doanh thu của bạn. (Tất nhiên, hãy nhớ rằng tổng “chi phí thực phẩm” bao gồm chi phí cho khăn ăn, dung dịch tẩy rửa và tất cả các vật tư tiêu hao khác.)
Năm mới, Kỷ lục mới
Mỗi ngày 1 tháng 1 sẽ khép lại một năm tài chính và mở ra một năm tài chính khác. Hãy tổng hợp tổng số hàng tháng trên một tờ giấy và xem 365 ngày lao động đã mang lại cho bạn điều gì.
Bản tóm tắt này tương tự như các trang tính hàng tháng về mặt tạo ra một bản tóm tắt tài chính nhanh chóng, nhưng mục đích chính của nó là giúp bạn chuẩn bị nộp thuế. Bạn cần biết các con số, cả thu nhập và chi phí, trong cả năm để nhân viên kế toán của bạn có thể có mọi thứ cô ấy cần ở một nơi.
Nói về nhân viên kế toán của bạn, nếu cuối năm bạn có thể bàn giao một tập tin điện tử cũng như các bản in trên giấy thì cô ấy sẽ rất quý bạn. Sử dụng hệ thống POS cùng với phần mềm kế toán như QuickBooks có thể giúp việc báo cáo và phân tích hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng năm của bạn dễ dàng hơn. Khi bạn nhập các số liệu hàng ngày và thanh toán hóa đơn, bạn có thể tạo báo cáo lãi lỗ cũng như bảng cân đối kế toán chỉ bằng một nút bấm.
Tận dụng tối đa số tiền của bạn
Chúng tôi đã giải thích cách bạn có thể sử dụng số liệu SPPH trong bản tóm tắt hàng tuần của mình để điều chỉnh lịch làm việc của nhân viên. Bản tóm tắt hàng tháng, với các chi phí được liệt kê dưới dạng phần trăm doanh thu, sẽ chỉ ra nơi bạn nên thử các biện pháp cắt giảm chi phí tương tự.
Điện có tăng gấp đôi từ 1 đến 2 phần trăm chi phí hàng tháng của bạn không? Liên hệ với công ty điện lực và yêu cầu người đại diện đến thăm doanh nghiệp của bạn để chỉ ra điều gì có thể đã gây ra sự gia tăng như vậy. Chi phí văn phòng có tăng đột biến? Nếu vậy, nguyên nhân là gì và bạn có thể làm gì để bù đắp chi phí đó?
Dù bạn có cắt giảm chi tiêu đến đâu, đừng cắt giảm ngân sách tiếp thị để tiết kiệm tiền. Quảng cáo và khuyến mãi, những chủ đề chúng tôi đề cập trong Chương 23 và 24, sẽ thu hút khách hàng mới. Cắt giảm những chi phí này cũng giống như cắt bỏ rễ cây để cây phát triển mạnh mẽ hơn—chỉ là cách đó không hiệu quả thôi.
Đặt mục tiêu bán hàng
Ngoài việc giảm chi phí, bạn có thể sử dụng hồ sơ bán hàng của mình để đặt mục tiêu bán hàng cho bất kỳ khoảng thời gian nào bạn chọn: hàng ngày, hàng tuần, hai năm một lần, v.v. Thoạt nhìn, mục tiêu bán hàng có vẻ khá buồn cười. Nếu tôi định đặt mục tiêu, bạn có thể nghĩ, tại sao không kiếm được một triệu đô la mỗi phút? Tôi không thể kiểm soát việc khách hàng có đến và tiêu tiền hay không.
Bạn có nhiều quyền kiểm soát khối lượng bán hàng hơn bạn nghĩ. Đừng dọn dẹp quầy trong vài ngày, cắt giảm số giờ mở cửa và loại bỏ món khách hàng yêu thích ra khỏi thực đơn, và chúng tôi chắc chắn rằng bạn sẽ sớm khám phá ra mức độ kiểm soát thực sự của bạn đối với doanh số bán hàng của mình.
Về việc ảnh hưởng tích cực đến doanh số bán hàng của bạn, đó là lý do chúng tôi đã nhấn mạnh ở phần trước rằng bạn không nên giảm ngân sách tiếp thị để cắt giảm chi phí. Mọi doanh nghiệp đều mất khách hàng theo thời gian – họ chuyển đi vì hôn nhân hoặc công việc, bác sĩ yêu cầu họ cắt giảm đồ ngọt hoặc họ bắt đầu những sở thích mới chiếm nhiều thời gian của họ… và đôi khi họ chuyển sang cạnh tranh.
Sự tiêu hao khách hàng đe dọa sự tồn tại lâu dài của mọi doanh nghiệp, lớn và nhỏ. Doanh nhân thông minh biết rằng tiếp thị là một công cụ thiết yếu chỉ để giữ cho lượng khách hàng không bị thu hẹp, chưa kể việc mở rộng và tăng lợi nhuận.
Mục tiêu bán hàng giúp định hướng các nỗ lực tiếp thị của bạn. Thay vì chỉ nói: “Tôi sẽ kiếm được số tiền gấp đôi vào tháng tới”, bạn có thể sử dụng hồ sơ bán hàng để đặt ra các mục tiêu bán hàng cụ thể: “Tôi sẽ bán được số cà phê đá nhiều gấp đôi vào mùa hè này” hoặc “Mùa hè này tôi sẽ bán được gấp đôi số lượng cà phê đá”. tháng, có thêm 50% số khách hàng mua cà phê cappuccino sẽ mua đồ ngọt đi kèm với đồ uống này.”
Với những mục tiêu như thế này, bạn có thể thu hẹp nỗ lực tiếp thị của mình để biến mục tiêu thành hiện thực. Ví dụ: với mục tiêu tăng lượng mua đồ ngọt bằng cà phê cappuccino, bạn có thể thử các cách sau:
✱ Phát phiếu giảm giá hứa hẹn giảm nửa giá đồ ngọt khi mua đồ uống nóng.
✱ Phát tờ rơi với ưu đãi tương tự.
✱ Hướng dẫn nhân viên thực hành cách bán hàng gợi ý tốt hơn.
✱ Tạo ưu đãi đặc biệt cho những người theo dõi trên mạng xã hội của bạn.
✱ Đặt các biển hiệu và hình ảnh gần quầy tính tiền để khiến sự kết hợp giữa cappuccino/ngọt ngào trông ngon đến mức thực khách sẽ không thể cưỡng lại được.
Đặt mục tiêu bán hàng sao cho chúng đầy thách thức nhưng vẫn có thể đạt được. Cố gắng kiếm gấp đôi số tiền trong một tháng là điều vô vọng; cố gắng tăng doanh số bán hàng cho một mặt hàng hoặc tiện ích bổ sung cụ thể thì không.
Ngay cả khi bạn không đạt được mục tiêu của mình, bạn chắc chắn sẽ thấy con số cao hơn so với kỳ bán hàng trước, điều đó có nghĩa là bạn chỉ cần cố gắng hơn một chút vào lần sau. Như các huấn luyện viên thường nói, việc đặt ra mục tiêu không phải là điều quan trọng mà là cố gắng.
Thực hành kế toán có trách nhiệm
Bạn có thể đã thuê một kế toán viên để kiểm tra kỹ số liệu bán hàng và khai thuế, nhưng phần lớn gánh nặng ghi chép vẫn đè nặng lên vai bạn. Nếu bạn muốn chú Sam vui vẻ và thoải mái, bạn phải thực hiện trách nhiệm này một cách nghiêm túc mỗi ngày làm việc.
Ngoài việc theo dõi doanh số bán hàng, bạn cần lưu giữ biên lai cho mọi chi phí kinh doanh mà bạn dự định khấu trừ, dù nhỏ đến đâu. Chia biên lai thành các loại như sau:
✱ Thuê
✱ Tiện ích, với các phân khu truy cập điện thoại, gas, điện, nước, internet
✱ Quảng cáo
✱ Chi phí tiền lương
✱ Chi phí ô tô
✱ Phí chuyên môn
✱ Du lịch và giải trí
Có thể không cần phải nói, nhưng dù sao thì chúng tôi cũng sẽ nói: những chi phí này phải được thực hiện với mục đích tăng thu nhập kinh doanh của bạn. Lái xe đến ngân hàng để thảo luận về khoản vay kinh doanh được tính là khoản khấu trừ quãng đường hợp lý; lái xe đến một nhà hàng để nói chuyện với vợ/chồng của bạn về việc bắt đầu kinh doanh là điều khó khăn — đặc biệt nếu bạn gọi cả một con tôm hùm cho bữa ăn của mình.
Nếu bạn quyết định phân loại các chi phí đáng ngờ là liên quan đến kinh doanh, hãy sẵn sàng giải thích với Sở Thuế vụ (IRS) tại sao chúng cần thiết và hợp lý. Trái ngược với hệ thống pháp luật của Mỹ, trong mắt IRS, bạn có tội cho đến khi chứng minh được mình vô tội.
Nếu bạn không thể thuyết phục họ rằng một khoản chi phí là hợp lý, bạn phải tính toán lại thu nhập kinh doanh của mình và trả mọi khoản thuế còn nợ. Nếu IRS cảm thấy bạn cố tình đánh lừa hệ thống, bạn cũng có thể bị phạt.
Đối với thuế bán hàng, những khoản này phải được nộp cho tiểu bang một cách thường xuyên, với khoảng thời gian chính xác—hàng tháng, hàng quý hoặc cách khác—do tiểu bang và khối lượng bán hàng của bạn xác định. Việc lưu giữ hồ sơ tốt sẽ giúp bạn tránh được những hình phạt nặng nề dành cho những người trả ít hơn số tiền đến hạn.
Phản biện: Viết sách có thể là một điều khó khăn, nhưng điều quan trọng là phải làm đúng ngay từ đầu. Điều đó có nghĩa là không chỉ thuê một kế toán viên mà còn thuê cả người có thể quản lý tài khoản của bạn trong QuickBooks hoặc một chương trình tài chính khác. Melissa đã không làm điều này ngay từ đầu, và việc dọn dẹp đống lộn xộn này tốn rất nhiều chi phí, sẽ rẻ hơn nếu thuê người xử lý ngay từ đầu.\
Quản lý độ co rút
Shrinkage là cách nói kinh doanh cho “trộm cắp”, cho dù đó là mất hàng tồn kho, một kẻ lừa đảo lừa đảo người đứng quầy hay một nhân viên lén lút tính tiền. Cơ hội thu hẹp có rất nhiều trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào. Chúng tôi xem xét những vấn đề phổ biến nhất mà bạn có thể gặp ở đây, cùng với các cách để kiềm chế một vụ cướp trước khi nó dẫn đến sự hủy hoại.
Nghệ sĩ thay đổi nhanh chóng
Một nghệ sĩ thay đổi nhanh chóng làm việc giống như một nhà ảo thuật, đánh lạc hướng sự chú ý của bạn đến mức bạn thậm chí không nhận ra mình đang bị lừa.
Một sai lầm có thể xảy ra là ai đó cho bạn xem một tờ tiền lớn khi thanh toán nhưng sau đó lại đưa cho bạn một tờ tiền có mệnh giá nhỏ hơn. Nếu bạn không nhận thấy công tắc, bạn sẽ giao nhiều tiền lẻ hơn mức cần thiết và ngăn kéo sẽ cạn kiệt vào cuối ngày.
Một khả năng khác là ai đó mua một món hàng rẻ tiền nhưng xuất trình một hóa đơn lớn, chẳng hạn như 100 đô la, để thanh toán. Nhưng sau đó, khi bạn đang đưa tiền lẻ, anh ta tìm thấy một tờ 5 đô la và đề nghị thanh toán bằng tờ đó. Bạn lấy lại tiền lẻ và trả lại 100 đô la cho anh ấy – ngay khi anh ấy nhận ra rằng mình cần phải bẻ tờ tiền C để trả lại 20 đô la cho chú Joe của mình. Tiền bay tới bay lui nhanh đến mức sau này bạn mới nhận ra mình đã trả lại 100 USD nhưng chỉ nhận được 5 USD!
Để ngăn chặn loại kẻ lừa đảo này lừa bạn, hãy đặt hóa đơn mà anh ta đưa cho bạn theo chiều ngang trên máy tính tiền. Rút số tiền lẻ thích hợp và đếm giao dịch khi bạn đặt tiền lẻ và sau đó là hóa đơn đến tay khách hàng: “Tổng số tiền lẻ là 3,28 đô la và bạn đã trả 10 đô la, nghĩa là bạn nhận được 6,72 đô la tiền lẻ. Đây là 72¢, một $5 và một $1.”
Nếu anh ta phản đối rằng bạn đưa sai số tiền lẻ, bạn có thể chỉ vào hóa đơn trên sổ đăng ký để hiển thị số tiền anh ta đã trả. Nếu anh ta cố gắng thanh toán bằng một hóa đơn khác, hãy ngăn anh ta lại và yêu cầu anh ta chấp nhận tiền lẻ, đặt hóa đơn vào sổ đăng ký và đóng nó lại. Sau đó, bạn có thể hỏi anh ấy xem anh ấy có muốn bạn đổi tiền riêng không.
Nói chung, hãy để sẵn hóa đơn khách hàng đưa ra và hoàn tất giao dịch trước khi làm bất cứ điều gì khác. Những kẻ lừa đảo dựa vào sự bối rối và đe dọa, vì vậy bằng cách thực hiện từng nhiệm vụ một, bạn có thể phá vỡ kế hoạch của chúng.
Một số tên trộm dựa vào những trò lừa đảo lén lút, nhưng những kẻ khác sẽ chỉ với tay tới và chộp lấy những gì chúng có thể trong khi bạn quay lại tìm đồ khuấy động cho chúng. Trộm cắp mất ít thời gian hơn bạn nghĩ! Để ngăn chặn những kẻ xấu này, bất cứ khi nào bạn xử lý tiền, hãy đóng sổ đăng ký càng sớm càng tốt và đừng bao giờ bước đi khi máy tính tiền đang mở.
Hành vi trộm cắp đăng ký nhân viên
Bạn muốn nghĩ rằng sự thiếu hụt trong việc đăng ký luôn là tác phẩm của những kẻ lừa đảo, nhưng thật không may, không phải lúc nào cũng như vậy. Nhân viên thỉnh thoảng nhúng tay vào máy tính tiền — trên thực tế, hành vi trộm cắp của nhân viên khiến các doanh nghiệp Mỹ thiệt hại 50 tỷ USD mỗi năm, theo CNBC (cnbc.com). Và trừ khi bạn biết phải tìm gì, bạn thậm chí có thể không nhận ra mình đang thiếu tiền.
Một số vấn đề phổ biến là tính giá thấp (không tham gia bán hàng và bỏ túi tiền của khách hàng), tính phí quá cao (tính giá cao hơn cho khách hàng và giữ chênh lệch) và hớt váng (chỉ đơn giản là giữ tiền và thiếu ngăn kéo).
Để tránh những vấn đề này, hãy bắt đầu bằng cách chỉ có một nhân viên đăng ký tại một thời điểm. Ví dụ: nếu cả ba nhân viên trong một ca đều sử dụng sổ đăng ký và ngăn kéo thiếu 20 đô la, bạn có ba người để đặt câu hỏi về điều gì có thể đã xảy ra. Khi chỉ có một người chịu trách nhiệm về ngăn đựng tiền, việc điều tra sẽ nhanh hơn nhiều.
Khi bạn có một người xử lý sổ đăng ký, bạn cũng có thể phát hiện các mẫu theo thời gian. Ví dụ: nếu ngăn kéo ngắn mỗi lần Madison xử lý nó, bạn có thể cần nói chuyện với cô ấy. Nếu Jacob có số lượng “không bán được hàng” nhiều gấp đôi những nhân viên khác, bạn cần tìm hiểu lý do. (Một nhân viên tính giá thấp hơn có thể nhấn nút “không bán” để mở ngăn kéo và đưa tiền lẻ cho khách hàng khi mua hàng mà không gây nghi ngờ.)
Nếu ngăn kéo của một nhân viên liên tục xuất hiện, mặc dù cô ấy đã được cảnh báo về những sai sót trong quá khứ, tốt hơn hết bạn nên để cô ấy ra đi. Đừng ám chỉ cô ấy đã làm bất cứ điều gì bất hợp pháp. Chỉ cần chỉ ra phần mô tả công việc trong sổ tay nhân viên có nội dung: “Phải có khả năng thực hiện thay đổi một cách chính xác”. Không có lời buộc tội nào—chỉ là không thực hiện được chức năng công việc quan trọng.
Tiếp theo, hãy yêu cầu mỗi nhân viên đưa cho khách hàng một biên nhận khi họ mua hàng. Điều này có thể làm giảm bớt sự cám dỗ về việc tính phí quá thấp hoặc quá cao cho khách hàng vì khách hàng sẽ có bản in hoặc email về đơn đặt hàng của họ.
Bạn cũng có thể tiến hành đếm số lượng đăng ký bất ngờ vào giữa ca làm việc của nhân viên. Điều này có thể phát hiện ra ai đó đã tính giá thấp hơn cho khách hàng nhưng vẫn chưa gỡ bỏ chiến lợi phẩm. Ở mức tối thiểu, cách làm này cho phép những nhân viên có khả năng làm việc mờ ám biết bạn đang thường xuyên để mắt đến tiền bạc.
Cuối cùng, hãy nhớ rằng hệ thống an ninh mà chúng ta đã thảo luận ở Chương 10 có thể giúp ngăn chặn hành vi trộm cắp của nhân viên, đặc biệt nếu bạn có một trong các camera được huấn luyện ở khu vực quầy tính tiền.
Một lưu ý quan trọng nếu bạn nghi ngờ một nhân viên đang tự giúp mình đến mức: đừng bao giờ buộc tội nhân viên trộm cắp trừ khi bạn hoàn toàn chắc chắn về tuyên bố đó. Nhìn thấy anh ta có tiền tiêu vặt là bằng chứng. Một ngăn kéo sổ đăng ký liên tục bị thiếu thì không; anh ta có thể không đủ năng lực. Nếu bạn buộc tội một nhân viên về hành vi trộm cắp, điều đó chắc chắn sẽ làm xấu đi mối quan hệ nếu sau này anh ta được minh oan – chưa kể bạn có thể bị kiện vì tội vu khống.
Counter Talk: Tại Brewpoint, nhân viên sẽ bị phạt nếu ngăn kéo của họ có trên hoặc dưới 5 đô la. Viết ba lần và nhân viên sẽ bị đình chỉ 1 tuần.
Hành vi trộm cắp sản phẩm của nhân viên
Một cách khác mà hành vi sai trái của nhân viên có thể khiến bạn mất tiền là thông qua quà tặng và chính sách “tự phục vụ” hào phóng. Bạn bè thường thích đối xử với bạn bè và một nhân viên trẻ có thể không cảm thấy mình đang làm tổn hại đến doanh nghiệp của bạn nếu anh ta mời bạn bè bánh mì tròn hoặc cà phê miễn phí. Một nhân viên khác có thể trả tiền cho một chiếc bánh quy khi cô ấy rời ca nhưng thực tế lại lấy hai chiếc vì cô ấy đã làm việc chăm chỉ hơn vào ngày hôm đó.
Có thể nói, một chiếc bánh quy miễn phí có thể giống như một củ khoai tây nhỏ, nhưng hãy phóng đại thực hành này lên 10 người bạn hoặc 10 chiếc bánh quy miễn phí mỗi tuần và tỷ suất lợi nhuận của bạn sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
Bạn thường có thể phát hiện những quà tặng như vậy thông qua hồ sơ kiểm kê, nhưng để xác định nguyên nhân thực sự của sự thiếu hụt, bạn có thể cần phải kiểm kê hàng ngày một số mặt hàng nhất định trước và sau ca làm việc của nhân viên. Nếu số lượng thiếu một chiếc bánh quy mỗi khi Nicole làm ca, bạn cần nhờ người khác đóng gói đơn hàng của Nicole trước khi cô ấy rời đi.
Trên thực tế, cách làm này là một ý tưởng hay cho tất cả nhân viên—kể cả bạn! Hãy làm gương bằng cách không bao giờ gọi đồ uống của riêng bạn và không phục vụ đồ uống của riêng bạn. Nếu bạn tự đặt mình phù hợp với những nhân viên khác, họ sẽ không bao giờ đặt câu hỏi về cách làm này. Ngoài ra, bạn sẽ được trải nghiệm một giao dịch từ quan điểm của khách hàng và xem giao dịch đó có thể cần cải thiện ở đâu.
Hồ sơ kiểm kê cũng có thể phát hiện ra quà tặng của nhân viên dành cho bạn bè, nhưng cách làm này khó theo dõi hơn trừ khi bạn muốn theo dõi nhân viên mỗi phút trong ngày. Nếu bạn chắc chắn rằng mình đã xác định chính xác nhân viên tặng một số mặt hàng nhất định, bạn có thể thuyết phục anh ta sửa đổi cách làm của mình bằng cách tình cờ đề cập đến sự khác biệt trong tồn kho. Anh ấy sẽ chuyển lời này cho bạn bè của mình và họ sẽ ngừng tìm kiếm tài liệu.
Cuối cùng, hãy nhường chỗ phía sau quầy cho một thùng rác đặc biệt để đựng các chất thải như bánh quy bị nứt, bánh nướng xốp nghiền, v.v. Theo dõi những mặt hàng này trong kho để nhân viên không thể lấy thứ gì đó cho mình nhưng sau đó lại cho rằng đó là sự lãng phí. Một số quán cà phê, bao gồm cả Brewpoint, cho nhân viên ăn những chiếc bánh ngọt mà nếu không sẽ lãng phí. Chỉ cần cẩn thận nếu bạn làm điều này vì nó có thể trở thành động lực khiến một số người “vô tình” đánh rơi một hoặc hai chiếc bánh quy.
Hành vi trộm cướp
Chúng tôi hy vọng một vụ cướp không bao giờ xảy ra với bạn và quán cà phê của bạn, nhưng hãy lưu ý rằng điều đó có thể xảy ra. Hầu hết các vụ trộm xảy ra vào ban đêm, vì vậy hãy yêu cầu nhân viên tuân thủ các quy trình an ninh khi đóng cửa cửa hàng để bảo vệ cả bản thân họ và doanh nghiệp.
Ví dụ, sau khi cửa bị khóa qua đêm, vì bất kỳ lý do gì, chúng không được mở cho đến sáng hôm sau. Nếu một khách hàng đến cửa và yêu cầu sử dụng phòng tắm, hãy hướng dẫn họ đến một doanh nghiệp địa phương khác vẫn mở cửa.
Ngoài ra, bạn (và người quản lý cũng như nhân viên của bạn) nên…
✱ Luôn khóa cửa sau ngoại trừ khi giao hàng.
✱ Kiểm tra kỹ cửa sau và ổ khóa văn phòng cũng như két sắt trước khi bạn rời đi vào buổi tối.
✱ Để ngăn kéo đăng ký mở với một khoảng trống bên trong để kẻ trộm biết rằng không có gì đáng lấy trong tầm tay dễ dàng.
✱ Kiểm tra cửa sổ và ổ khóa cửa định kỳ để phát hiện dấu hiệu giả mạo. Một tên trộm có thể cần nhiều lần cố gắng đột nhập và bạn có thể nhận thấy hành vi phạm tội trước khi gây ra bất kỳ tổn hại thực sự nào.
✱ Không bao giờ ra khỏi cửa hàng bằng cửa sau vào buổi tối; thay vào đó, hãy đi bằng lối vào phía trước. Nếu lối vào này không được chiếu sáng bằng đèn đường hoặc các nguồn ánh sáng khác, hãy lắp đặt đèn hẹn giờ ở phía trước tòa nhà (sau khi hỏi chủ nhà) để bạn và nhân viên của bạn có thể nhìn thấy môi trường xung quanh bạn vào ban đêm.
✱ Rời khỏi cửa hàng theo từng cặp bất cứ khi nào có thể để không ai bị bỏ lại một mình.
✱ Lắp lỗ nhìn trộm ở cửa sau để bạn có thể xác minh rằng người giao hàng đang đợi hoặc yêu cầu tất cả tài xế đi qua phía trước cửa hàng trước khi bạn mở cửa sau.
✱ Đổ toàn bộ rác vào ban ngày.
✱ Nếu bạn gặp phải kẻ trộm hoặc nếu ai đó cố gắng cướp cửa hàng của bạn trong ngày, hãy yêu cầu nhân viên giao tiền. Đừng khiến bất cứ ai gặp nguy hiểm khi cố gắng trở thành một anh hùng.
Bất chấp tất cả những biện pháp phòng ngừa này, một lúc nào đó bạn vẫn có thể bị kẻ trộm tấn công. Bảo hiểm có thể chi trả cho sản phẩm bị mất, tùy thuộc vào mức khấu trừ của bạn, nhưng tiền mặt sẽ biến mất vĩnh viễn. Nếu điều này xảy ra, hãy học hỏi những gì bạn có thể rút ra từ kinh nghiệm và thay đổi biện pháp bảo mật của mình để ngăn chặn một lần tấn công khác trong tương lai.
Trong chương này, bạn đã học cách theo dõi, phân tích và bảo vệ tiền của quán cà phê của mình. Tiếp theo, chúng ta thảo luận về những người thực sự mang số tiền đó vào cửa hàng của bạn: khách hàng của bạn.
