Mục lục
Chương 18: Làm việc với nhà cung cấp
Chúng ta đã đề cập rất nhiều vấn đề trong các chương trước về thực phẩm và đồ uống mà bạn có thể cung cấp cho khách hàng của mình. Sau khi bạn quyết định nên đưa những gì vào thực đơn của mình, đã đến lúc tìm hiểu xem những món đó sẽ đến từ đâu. Bạn sẽ cần mua từng mặt hàng mà bạn dự định bán hoặc sử dụng trong cửa hàng của mình từ một nhà cung cấp—hoặc nhiều khả năng là từ nhiều nhà cung cấp khác nhau.
Chúng ta đã đề cập đến những mặt hàng có giá trị lớn như máy pha cà phê espresso và tủ lạnh trong Chương 10. Bây giờ, hãy xem xét những mặt hàng nhỏ hơn mà bạn cần mua để vận hành quán cà phê của mình. Tùy thuộc vào dòng sản phẩm của bạn, bạn không nhất thiết phải mua tất cả các mặt hàng này, nhưng nếu bạn quyết định mở rộng sản phẩm của mình, bạn sẽ biết nơi để tìm hàng hóa.
Tìm nhà cung cấp
Là chủ quán cà phê, mối quan tâm đầu tiên của bạn đương nhiên sẽ là tìm kiếm nguyên liệu thô cho thực phẩm và đồ uống thành phẩm mà bạn sẽ phục vụ, với trọng tâm chính là các nhà nhập khẩu và rang xay hạt cà phê. (Phụ lục C chứa danh sách các nhà nhập khẩu và rang xay đậu mà bạn có thể liên hệ, cũng như các nhà cung cấp tiềm năng cho hầu hết các mặt hàng khác được liệt kê trong chương này.)
Cho dù bạn chọn nhà cung cấp hay nhà cung cấp nào cũng sẽ cung cấp nền tảng để bạn xây dựng mọi thứ khác.
Các bước được nêu trong phần này áp dụng cho hầu hết các loại nhà cung cấp mà bạn sẽ giao dịch, nhưng để tập trung vào vấn đề này, chúng ta sẽ tập trung nói về các nhà cung cấp cà phê vì đó là điều đang thúc đẩy hoạt động kinh doanh của bạn.
Gặp gỡ, chào hỏi và ăn uống
Liên hệ với từng nhà cung cấp cà phê mà bạn tìm được và sắp xếp gặp nhân viên bán hàng ở khu vực của bạn. Giải thích một chút về doanh nghiệp của bạn và yêu cầu anh ấy mang mẫu sản phẩm của công ty anh ấy đến cuộc họp của bạn.
Khi gặp nhau, hãy cung cấp thêm thông tin chi tiết về cửa hàng sắp mở của bạn, chẳng hạn như thị trường khách hàng mục tiêu cũng như chủ đề và ý tưởng trang trí của bạn. Chia sẻ logo và thiết kế cửa hàng của bạn nếu anh ấy sẵn sàng xem và yêu cầu phản hồi. Anh ta có thể đã thấy hàng trăm cửa hàng đang làm việc và anh ta có thể phát hiện ra những điểm rắc rối mà lẽ ra không được chú ý.
Sau khi người đại diện đã tìm hiểu thông tin chi tiết về quán cà phê của bạn, hãy hỏi anh ta những câu hỏi như thế này để tiết lộ tất cả những gì bạn cần biết về nhà cung cấp:
✱ Tần suất và tính linh hoạt của tiến độ giao hàng
✱ Có giao hàng vào cuối tuần trong trường hợp hết sản phẩm hay không
✱ Số tiền tối thiểu của mỗi đơn hàng
✱ Có sẵn chiết khấu dựa trên số lượng
✱ Liệu nhà cung cấp có cung cấp các sản phẩm đặc biệt cho ngày lễ hay không
✱ Loại tài liệu quảng cáo tại điểm mua hàng nào có sẵn để tăng doanh số bán hàng
✱ Liệu có sản phẩm miễn phí hay không nếu bạn muốn chạy thử sản phẩm tại cửa hàng hoặc các chương trình khuyến mãi đặc biệt khác
✱ Điều gì khiến sản phẩm của họ nổi bật hơn so với đối thủ cạnh tranh
✱ Liệu nhà cung cấp có thể cung cấp tài liệu tham khảo từ khách hàng hiện tại hay không
✱ Họ đưa ra những điều khoản gì cho khách hàng mới—nghĩa là họ yêu cầu thanh toán cho việc giao hàng nhanh như thế nào
Hãy coi nhân viên bán hàng như một đối tác trong công việc kinh doanh của bạn, vì rất có thể anh ấy sẽ có thể đề xuất những sản phẩm phù hợp với nhu cầu của bạn một cách hoàn hảo. Anh ấy cũng sẽ biết về sự cạnh tranh của bạn và có thể mô tả sản phẩm của anh ấy khác với những gì họ cung cấp như thế nào. Hãy ghi chú trong phần này vì cuối cùng bạn sẽ muốn có thể mô tả sự khác biệt đó cho khách hàng của mình.
Tuy nhiên, đừng chỉ nghe lời anh ấy. Hãy để anh ấy cung cấp các mẫu sản phẩm dựa trên thị trường và mục tiêu mà bạn đã mô tả. Hãy yêu cầu anh ấy đề xuất mức tăng giá cho sản phẩm để bạn có thể đánh giá bao nhiêu phần trăm lợi nhuận của mỗi lần bán hàng và đánh giá xem sản phẩm có phù hợp với hình ảnh của bạn hay không. (Chúng tôi đề cập đến việc định giá chi tiết hơn trong Chương 19.)
Mở hạn mức tín dụng với nhà cung cấp
Khi bạn đã quyết định rằng sản phẩm của nhà cung cấp phù hợp với ngân sách của bạn và phù hợp với nhu cầu của thị trường mục tiêu, đã đến lúc yêu cầu tín dụng.
Đúng, bạn sẽ lại phải vay tiền – thực tế là nhiều lần, bởi vì bạn sẽ bắt đầu mối quan hệ với một số nhà cung cấp để có được tất cả hàng hóa bạn cần. Đừng lo lắng về việc nghe có vẻ túng thiếu hoặc thiếu tiền; các nhà cung cấp đã quen với việc cấp tín dụng cho khách hàng của họ.
Đối với mỗi nhà cung cấp, bạn sẽ hoàn thành đơn đăng ký tín dụng để chứng minh rằng bạn có thể thanh toán các hóa đơn nếu nhà cung cấp cấp tín dụng cho bạn. Hóa đơn từ nhà cung cấp thường đáo hạn 1 hoặc 2 tuần sau khi giao hàng, điều này giúp bạn có một chút thời gian để thực hiện một số phép thuật giả kim và biến những hàng hóa đó thành vàng. (Viết tắt kinh doanh cho loại hình sắp xếp này là “net X ngày”, có nghĩa là việc thanh toán cho một lô hàng đến hạn X ngày sau khi giao hàng.)
Trên ứng dụng, bạn sẽ ghi chú thông tin chi tiết về quán cà phê của mình, cho nhà cung cấp biết bạn đang yêu cầu bao nhiêu tín dụng và liệt kê các tài liệu tham khảo tín dụng trước đó. Nếu bạn không có người giới thiệu kinh doanh, điều này hoàn toàn có thể xảy ra nếu đây là lần kinh doanh đầu tiên của bạn, thay vào đó, bạn có thể liệt kê những người giới thiệu cá nhân, chẳng hạn như các công ty phát hành thẻ tín dụng hoặc ngân hàng giữ thế chấp nhà của bạn. Nếu bạn rơi vào tình huống này, hãy hỏi nhà cung cấp cách tốt nhất để xử lý.
Nếu nhà cung cấp từ chối bạn, hãy hỏi lý do và xem liệu bạn có thể giải quyết mối lo ngại của họ trong những tháng tới hay không. Chẳng hạn, anh ấy có thể lo lắng rằng bạn không có kinh nghiệm kinh doanh và sẵn sàng xem xét lại đơn đăng ký của bạn sau khi bạn đã mở được vài tháng.
Ngay cả khi nhà cung cấp cấp cho bạn hạn mức tín dụng, hãy lưu ý rằng đơn đặt hàng của bạn trong vài tháng đầu tiên vẫn có thể được thanh toán bằng tiền mặt khi giao hàng (COD), để nhà cung cấp có thể xem liệu bạn có thanh toán đúng hạn hay không. Khi bạn vượt qua được rào cản đó, chương trình tín dụng sẽ bắt đầu và bạn sẽ có một chút khoảng trống giữa việc giao hàng và thanh toán kể từ đó trở đi.
Cho dù bạn chỉ phải đặt một vài đơn hàng COD ban đầu hay bạn phải thực hiện việc đó mỗi lần (vì bạn không được cấp tín dụng), hãy nhớ liên hệ với nhà cung cấp để biết tổng số tiền đến hạn để bạn có thể có sẵn séc để giao cho họ. người lái xe. Nếu bạn thực hiện thanh toán bằng tiền mặt từ sổ đăng ký, hãy yêu cầu người giao hàng ký vào biên nhận của bạn, cho thấy rằng khoản thanh toán đã được nhận. Cách làm này giúp bạn không phải tìm kiếm sổ séc trong khi tài xế—và hàng khách hàng—đang đợi bạn.
Counter Talk: Nếu bạn đang tìm kiếm một nhà cung cấp trực tuyến, Melissa khuyên bạn nên hỏi xem họ có thể gửi cho bạn một số mẫu sản phẩm của họ không. Một số có thể từ chối, nhưng không bao giờ đau lòng khi hỏi. Ngoài ra, hãy nhớ hỏi xem họ có thể sắp xếp cho bạn một người liên hệ mà bạn có thể liên hệ khi có thắc mắc hoặc quan ngại hay không.
Quyết định đặt hàng bao nhiêu
Nếu trước đây bạn chưa từng kinh doanh quán cà phê, có thể bạn không chắc chắn về thứ tự khai trương phù hợp sẽ như thế nào. Bạn nên gọi ba loại cà phê hay mười loại? Hai túi đậu hay hai trăm?
Thay vì đoán xem cần đặt hàng bao nhiêu, hãy hỏi nhân viên bán hàng để xin lời khuyên về cách họ sẽ bố trí một địa điểm có quy mô như bạn trong khu vực của bạn. Phải thừa nhận rằng, chúng tôi có thể nói rằng một số đại diện bán hàng sẽ khá lạc quan với số liệu của họ bởi vì các đơn đặt hàng lớn từ bạn tương đương với tiền thưởng hoặc sự khen ngợi từ sếp của họ. Nếu bạn lo lắng về những con số được anh ấy gợi ý, hãy giảm số lượng một chút hoặc hỏi về việc sắp xếp đơn hàng thứ hai để thực hiện ngay sau đơn hàng đầu tiên.
Sau khi hoàn thành một số đơn đặt hàng đầu tiên, bạn sẽ có hàng tồn kho để xử lý và bắt đầu hồ sơ bán hàng, cả hai điều này sẽ giúp các đơn đặt hàng sau này phù hợp hơn với nhu cầu trước mắt của bạn. (Hồ sơ bán hàng, từ hàng ngày đến hàng năm, được đề cập trong Chương 20.) Mặc dù chúng tôi không khuyên bạn nên thử điều này với đơn đặt hàng ban đầu của mình, nhưng khi bạn đã nắm được những gì mình cần, bạn có thể yêu cầu giá từ nhiều nhà cung cấp và xem ai có thể cung cấp hàng hóa với chi phí thấp nhất. Bạn không nhất thiết phải chuyển từ nhà cung cấp này sang nhà cung cấp khác—điều này loại bỏ bất kỳ lòng trung thành nào mà bạn đã thiết lập—nhưng việc mua sắm theo giá đôi khi có thể đưa bạn đến những giao dịch tuyệt vời.
Duy trì một tập tin cho tất cả các đơn đặt hàng của bạn để bạn biết những gì sắp tới và không vô tình lặp lại đơn đặt hàng với nhà cung cấp khác. Bạn cũng cần giữ sẵn các phiếu đặt hàng để tham khảo khi hàng đến.
Quyết định ai có thể đặt hàng
Hãy chắc chắn rằng nhà cung cấp của bạn biết nhân viên nào của bạn, nếu có, được phép đặt hàng. Trong những ngày đầu, đó là bạn chứ không ai khác ngoài bạn, nhưng sau khi bạn đủ trưởng thành để thuê những người quản lý khác – chủ đề được đề cập trong Chương 25 – bạn cũng cần trao cho họ quyền ra lệnh.
Thiết lập này ngăn nhân viên tự mình gọi điện cho nhà cung cấp và đặt hàng gấp cho những mặt hàng gần hết hàng. Việc cho phép nhân viên đặt hàng tiềm ẩn nhiều rủi ro:
✱ Bạn có thể đã có một đơn đặt hàng đang được gửi đi, điều đó có nghĩa là bây giờ bạn sẽ có số lượng hàng tồn kho gấp đôi.
✱ Có thể bạn đã ngừng sản phẩm đó và chuyển sang sản phẩm khác nhưng vẫn chưa thông báo cho nhân viên của mình biết.
✱ Bạn có thể phải trả cho nhà cung cấp một khoản phí gấp.
✱ Có thể bạn vẫn chưa hết sản phẩm và nhân viên chỉ lỡ nhìn thấy một chiếc hộp trong kho.
Bạn muốn nhân viên của mình đủ thông minh và đủ tự tin để chịu trách nhiệm trong những tình huống khó khăn, nhưng bạn không muốn “sự buộc tội” của họ gây tổn hại về mặt tài chính cho doanh nghiệp của bạn.
Kiểm tra việc giao hàng
Khi xe tải cung cấp hàng đến phía sau quán cà phê của bạn, hãy chuẩn bị sẵn phiếu đặt hàng để so sánh những gì bạn yêu cầu với những gì có trên xe tải. Bạn yêu cầu một chiếc hộp và chỉ nhận được một chiếc hộp, hay ngược lại? Hãy ghi chú vào biên lai vận chuyển. Kiểm tra hộp và túi một cách nhanh chóng xem có bị rách và hư hỏng do nước không. Một lần nữa, hãy lưu ý mọi vấn đề trên biên lai vận chuyển. Nếu có sai sót hoàn toàn hoặc không sử dụng được thì hãy từ chối, ghi rõ lý do và nhờ người giao hàng nhận lại.
Yêu cầu người giao hàng ký tắt tất cả các ghi chú bạn đã ghi để sau này bạn có thể yêu cầu ghi có cho các mặt hàng bị hư hỏng, thiếu và không có thứ tự.
Counter Talk: Thỉnh thoảng, hãy kiểm tra các nhà cung cấp của bạn để xem liệu bạn có nên hợp nhất thành ít nhà cung cấp hơn, tìm những nhà cung cấp tốt hơn hoặc ít tốn kém hơn hay cải tiến thực đơn của bạn hay không. Melissa nhận ra mình đang lãng phí rất nhiều tiền vì có quá nhiều món trong thực đơn. Cô cũng phát hiện ra rằng vì Brewpoint hiện có đủ sức mua nên cô có thể tiết kiệm ít nhất 10.000 USD bằng cách cải tổ hệ thống đặt hàng của mình.
Kiểm kê kho hàng
Tất cả hành động trong cửa hàng của bạn có thể diễn ra trước mặt khách hàng, nhưng nếu bạn không thực hiện công việc chuẩn bị ở hậu trường thì sẽ không có bất kỳ hành động trực tiếp nào.
Vì vậy, hãy đến nơi điều kỳ diệu bắt đầu: nhà kho. Như chúng tôi đã giải thích ở Chương 11, nhà kho là một khu vực làm việc hiệu quả, nơi tính thực tế luôn lấn át vẻ đẹp. Bạn cần có nhiều kệ và kho lưu trữ mở để bắt đầu và trong những tháng tới, bạn có thể sẽ xây dựng nhiều kệ hơn nữa khi bạn xử lý tốt hơn kích thước của từng hộp và gói mà bạn đặt hàng.
Sắp xếp các khu vực lưu trữ của bạn, cho dù là phòng sau hay giá đỡ bên dưới quầy trước, để những món đồ tương tự được cất giữ cùng nhau—tất cả các cốc ở một vị trí, có nắp bên cạnh, v.v. Đừng nhồi nhét hàng hóa vào mọi không gian có sẵn; bạn muốn có thể tiếp cận mọi thứ trong kho với nỗ lực tối thiểu.
Nhường chỗ cho việc giao hàng
Khi bạn đang mong đợi một đơn đặt hàng, hãy dọn sạch sàn phòng sau những hộp bìa cứng hỏng và bất cứ thứ gì khác có thể cản trở việc giao hàng. Dọn chỗ trên kệ bằng cách hợp nhất các mặt hàng và sắp xếp lại vật tư trên sàn. Nếu bạn đã dán nhãn các khu vực lưu trữ, việc xem nhanh bảng đặt hàng sẽ cho bạn biết chính xác nơi bạn cần dọn chỗ. Sau khi nhận được một số đơn đặt hàng và đã quen với kích thước hộp, bạn sẽ nắm rõ hơn về diện tích mình cần.
Khi bạn di chuyển các hộp xung quanh, hãy nhớ đặt những hàng hóa cũ nhất ở phía trước để sử dụng trước. Ngay cả với những hàng hóa dùng một lần như màng bọc thực phẩm có thời hạn sử dụng lâu dài, việc luân chuyển hàng hóa sẽ giúp chúng không bị bẩn hoặc hư hỏng do xử lý nhiều lần hoặc bị thất lạc sau các loại vật tư khác.
Còn dụng cụ vệ sinh thì sao? Việc bảo quản những vật dụng này tiềm ẩn một vấn đề an toàn và chúng phải được giữ tách biệt khỏi thực phẩm và bất kỳ thứ gì dùng để phục vụ thức ăn. Chúng cũng nên được cất giữ càng gần sàn càng tốt để giảm thiệt hại do đổ tràn.
Giao hàng tận nơi, từ lạnh đến nóng
Sau khi bạn nhận được đơn đặt hàng, hãy cất những mặt hàng đông lạnh trước và sau đó là những mặt hàng đông lạnh, với ngày hết hạn hướng ra ngoài để nhân viên có thể chắc chắn lấy mặt hàng cũ nhất trước. Cuối cùng, cất đồ khô mà bạn có thể dành thời gian trên sàn phòng sau.
Nếu bạn gặp vấn đề về bọ hoặc loài gặm nhấm, hoặc thậm chí sợ thu hút bọ hoặc loài gặm nhấm, hãy bảo quản những vật thu hút sâu bọ như đường trong hộp kín. Dán nhãn bên ngoài các thùng chứa rõ ràng để nhân viên có thể nhanh chóng tìm thấy thứ mình cần mà không cần phải mở bất cứ thứ gì. Bạn thậm chí có thể dán nhãn nhựa lên hộp đựng và đánh dấu ngày hết hạn trên nhãn bằng bút xóa được.
Lấy hàng tồn kho
Đối với mục đích đặt hàng, bạn chỉ cần khảo sát kho hàng của mình mỗi tuần một lần để xem những gì đang được chuyển giao, những gì không và những gì cần phải đặt hàng cho tuần tới. Nhưng cứ sau 6 đến 12 tháng, điều quan trọng là phải kiểm kê mọi mặt hàng bạn bán trong cửa hàng. Bạn sẽ cần thông tin này cho các khoản thuế của mình; bạn cũng nên giữ một danh sách hàng tồn kho của từng mặt hàng bạn đã từng đặt hàng.
Trên bảng kiểm kê của bạn, hãy bao gồm khoảng trống cho 6 hoặc 12 tháng tồn kho cũng như chi phí của từng mặt hàng để bạn có thể tính ra tổng chi phí của hàng hóa hiện có. (Chúng tôi đính kèm bảng kiểm kê mẫu trong Phụ lục B.)
Bao gồm các mặt hàng chất thải trong kho. Một hoặc hai cốc không phải là vấn đề, nhưng nếu một nhân viên vô tình đổ một túi đường nặng 10 pound vào xô nước lau nhà, hãy lưu ý chi phí bất ngờ đó vào bản tóm tắt hàng tháng. Những ghi chú này có thể loại bỏ nhu cầu thám tử vào cuối tháng để tìm ra lý do tại sao các con số không cộng lại.
Phản biện: Có nhiều ứng dụng giúp quản lý hàng tồn kho, nhưng Melissa nhận thấy rằng chúng có quá nhiều chi tiết phức tạp đối với một khoảng không quảng cáo đơn giản—và quá đắt đối với một doanh nghiệp nhỏ. Thay vào đó, cô sử dụng bảng tính Excel được tùy chỉnh cho cửa hàng của mình, bao gồm các phương trình tự động kiểm đếm các con số cô cần.
Yêu cầu nhân viên của bạn tham gia vào việc kiểm kê hàng tồn kho. Điều này không chỉ giúp họ biết mọi thứ ở đâu mà còn mang lại sự đa dạng trong ngày làm việc của họ.
Đếm tiền mặt của bạn trong kho
Đừng nghĩ việc kiểm kê chỉ là đếm nắp cốc và cân đường. Hãy coi việc kiểm kê hàng tồn kho giống như việc đếm tiền – tiền của bạn. Bạn đã chi tiền cho tất cả các mặt hàng này với mục đích bán chúng, trực tiếp hoặc gián tiếp, để kiếm lợi nhuận. Cách duy nhất để biết liệu bạn có đạt được mục tiêu này hay không là theo dõi những gì có sẵn, những gì còn thiếu và những gì không bao giờ thay đổi.
Lý tưởng nhất là bạn sẽ có sẵn số lượng sản phẩm chính xác phù hợp để sử dụng từ lần giao hàng này sang lần giao hàng tiếp theo. Nếu bạn có thể quản lý được điều này, bạn sẽ tránh được việc phải đầu tư tiền vào những sản phẩm dư thừa không bao giờ rời khỏi kệ. Hàng hóa được lưu trữ trong kho càng lâu thì càng có nhiều khả năng bị hư hỏng, đồng nghĩa với việc bạn sẽ không bao giờ lấy lại được số tiền đã đầu tư.
Phản biện: Bạn có thể ngạc nhiên về lượng tiền mặt đang có trong kho của mình. Lúc đầu, Melissa tính toán rằng có lượng hàng hóa trị giá từ 5.000 đến 8.000 USD được lưu kho vào cuối năm. Giờ đây, Brewpoint có một cơ sở rang xay bán buôn, con số đó lên tới 15.000 đến 20.000 USD. Dòng tiền là vua trong doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn không có tiền để trả cho nhân viên hoặc nhà cung cấp của mình, điều đó không phải là quán cà phê của bạn không thành công mà có thể là do quá nhiều tiền của bạn đang bị dồn vào kho.
Ngoài ra, hãy nhớ cập nhật bảng kiểm kê của bạn để phản ánh chi phí thay thế hàng hóa hiện tại. Giá dao động thường xuyên do điều kiện thị trường và thời tiết, đồng thời việc tính giá trị hàng tồn kho của bạn bằng tỷ lệ lỗi thời sẽ không mang lại thông tin hợp lệ.
Quản lý hàng tồn kho và đặt hàng
Hàng tồn kho và đặt hàng luôn song hành với nhau, mỗi thứ liên tục ảnh hưởng đến nhau. Nếu bạn tránh việc kiểm kê hàng tồn kho, bạn có thể liên tục đặt mua số cốc nhỏ gấp đôi số cốc lớn vì dường như bạn nhớ lại việc bán số đồ uống nhỏ nhiều gấp đôi. Bạn sẽ ngạc nhiên biết bao tháng sau đó khi thấy mình có rất nhiều hộp đựng cốc nhỏ mà không có nơi nào để đặt chúng.
Bằng cách kiểm kê, bạn không dựa vào trí nhớ của mình và tránh đặt hàng theo trực giác. Thay vào đó, bạn có sẵn những con số xác định để hiển thị chính xác những gì đang được sử dụng và những gì cần thay thế.
Theo dõi tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho của bạn
Ngoài việc đếm hàng tồn kho đơn thuần là ý tưởng theo dõi tốc độ luân chuyển hàng tồn kho của bạn—nghĩa là hàng tồn kho di chuyển qua quán cà phê của bạn nhanh như thế nào và được chuyển thành tiền nhanh như thế nào. Để xác định tốc độ quay vòng hàng tồn kho của bạn, hãy sử dụng công thức hiển thị trong bảng sau.
Tỷ Lệ Vòng Quay Hàng Tồn Kho
Trong ví dụ của chúng tôi, hàng tồn kho được luân chuyển thường xuyên hơn ba lần mỗi tháng hoặc khoảng 9 hoặc 10 ngày một lần. Lý tưởng nhất là bạn muốn có tỷ lệ luân chuyển càng cao càng tốt. Điều đó có nghĩa là hàng hóa ngay lập tức được chuyển đổi thành tiền mặt với rất ít tiền được giữ trong kho.
Than ôi, lý tưởng này không thể đạt được vì nếu bạn cắt giảm lượng hàng tồn kho đến mức tối thiểu, bạn có nguy cơ hết đồ uống và nguồn cung cấp. Chắc chắn, tỷ lệ doanh thu sẽ ở mức hai con số, nhưng nếu bạn để khách hàng ra đi tay không, bạn đang thua lỗ và gây tổn hại đến sức khỏe lâu dài của quán cà phê của mình.
Bằng cách sử dụng bảng kiểm kê, bạn có thể chia hàng tồn kho của mình thành các danh mục nhỏ hơn—đồ nướng, đồ uống nóng, hàng dùng một lần, v.v.—và kiểm tra tốc độ luân chuyển hàng tồn kho cho từng danh mục. Ví dụ: các món nướng sẽ có doanh thu cực kỳ cao vì thời hạn sử dụng của chúng chỉ giới hạn tối đa là vài ngày.
Bằng cách kiểm tra tỷ lệ doanh thu của một số mặt hàng được chọn, bạn có thể khám phá những con đường phát triển tiềm năng. Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng lượng sữa nửa rưỡi nhiều gấp đôi so với sữa gầy, điều đó cho bạn biết khách hàng của bạn muốn đồ uống đậm đà hơn, nhiều kem hơn. Bạn có thể thêm gì vào thực đơn của mình để thỏa mãn mong muốn này?
Counter Talk: Việc nhóm các mặt hàng giống nhau trong kho là điều thông minh, nhưng khi bạn có nhiều nhà cung cấp, điều này có thể khiến việc đặt hàng trở nên khó khăn hơn. Brewpoint đang tổ chức lại kho hàng của mình để mỗi nhà cung cấp đều có kệ hoặc khu vực riêng. Bằng cách đó, khi chủ sở hữu hoặc người quản lý chuẩn bị đơn đặt hàng, họ có thể xem nhanh những gì họ cần đặt hàng từ mỗi nhà cung cấp.
Beyond Beans: Phần còn lại trong danh sách mua sắm của bạn
Danh sách thiết bị ở Chương 10 đã giúp ích cho thẻ tín dụng của bạn nhưng bạn cũng có thể tìm thấy hàng trăm mặt hàng khác có thể hữu ích cho công việc kinh doanh của mình. Phụ lục B bao gồm một danh sách đầy đủ các giao dịch mua có thể thực hiện được – nhiều giao dịch trong số đó thoạt nhìn có vẻ không thực tế, vô dụng hoặc khó hiểu. Tuy nhiên, trước khi bạn đi mua sắm, hãy xem xét một số mặt hàng chi tiết hơn.
Đầu tư vào vật dụng liên quan đến cà phê
Cửa hàng của bạn chủ yếu bán cà phê, điều đó có nghĩa là bạn cần nhiều vật tư để thực hiện điều này. Kích thước cà phê thông thường là 8, 12 và 16 ounce, vì vậy khi bạn mua cốc và cốc, hãy tìm kiếm các kích thước này. Để cắt giảm lượng hàng tồn kho, hãy tìm một nhà cung cấp có bán các loại cốc giấy có kích thước khác nhau có thể được đậy bằng cùng một kích thước nắp.
Bạn có thể điều tra chi phí in logo của cửa hàng lên những mặt hàng này, nhưng bạn thường cần đặt hàng số lượng lớn để việc mua hàng như vậy có hiệu quả về mặt chi phí. Chúng tôi khuyên bạn nên tạm dừng việc xây dựng thương hiệu cho bất kỳ thứ gì cho đến khi doanh nghiệp đã chứng tỏ được bản thân để bạn không phải kết thúc với một gara chứa đầy những chiếc cốc không sử dụng.
Ngoài cốc cà phê tiêu chuẩn, bạn cần có cốc và đĩa tách rời để đựng đồ uống espresso. Với tất cả những món đồ này, cách tốt nhất của bạn là sử dụng gốm trắng trơn. Màu trắng cơ bản là lựa chọn rẻ nhất hiện có và bất kỳ thiết kế lạ mắt nào trên cốc và đĩa đều có xu hướng tạo cho chúng có chân – nghĩa là chúng sẽ cùng khách hàng bước ra khỏi cửa hàng.
Đối với bàn ghế của bạn, chỉ mua những chiếc cốc cà phê, cốc tách rời, v.v. có thể dễ dàng thay thế trong nhiều năm tới. Bạn sẽ phá vỡ nhiều thứ này hơn những gì bạn có thể nghĩ đến trong những tháng tới.
Counter Talk: Bạn có nên đầu tư vào đĩa, cốc có thể tái sử dụng, v.v. không? Nó phụ thuộc vào sự rung cảm của cửa hàng của bạn. Nếu hầu hết khách hàng của bạn lấy đồ uống của họ và đi ra khỏi cửa, bạn sẽ ổn với các sản phẩm giấy. Nếu bạn có bầu không khí ngồi thoải mái hơn, nơi mọi người nán lại hàng giờ, thì những món đồ có thể tái sử dụng là một lựa chọn tuyệt vời. Brewpoint phục vụ cà phê espresso trong các cốc tách rời có đĩa, đồng thời cũng có cốc và đĩa có thể tái sử dụng cho những khách hàng muốn thưởng thức cà phê và chiêu đãi tại bàn.
Tận dụng tối đa giá trị từ số tiền của bạn
Những chiếc cốc giấy cấp thấp có thể phù hợp với ví tiền và nhu cầu của quán cà phê, nhưng đôi khi bạn nên chi tiêu nhiều hơn một chút.
Lấy một vật dụng đơn giản như máy xáo trộn cầm tay mà bạn sử dụng để trộn bã cà phê espresso vào một bộ lọc portafilter. Dụng cụ giả nhựa rẻ tiền, nhưng chúng có xu hướng bị sứt mẻ khi bị rơi hoặc xử lý không đúng cách, điều đó có nghĩa là bạn phải mua một cái khác, điều này khiến chúng không hề rẻ chút nào. Hãy sử dụng một thanh giả gỗ cứng hoặc nhôm anodized, và bạn sẽ sẵn sàng trong vài thập kỷ.
Bình hấp là một món đồ khác đáng mua vì bạn sẽ sử dụng nó hàng chục lần mỗi ngày. Hãy tìm một chiếc bình bằng thép không gỉ cao cấp có tay cầm được hàn vì ốc vít sẽ lỏng ra theo thời gian. Chọn một chiếc có sức chứa ít nhất 32 ounce — hãy nhớ rằng sữa sẽ tăng kích thước khi được hấp.
Tìm kiếm một cái có cạnh đổ cuộn; điều này cho phép bạn phát triển kỹ năng đổ bọt, sữa hoặc hỗn hợp cả hai. Tìm kiếm bình lắc gia vị cân bằng được nhu cầu về chức năng và hình thức. Bạn muốn những cái không bị tắc vì lỗ quá nhỏ nhưng vẫn có lỗ vừa đủ nhỏ để khách hàng không làm rơi ra cả cân đường hay quế mỗi lần nghiêng tay. Máy lắc bạn chọn cũng phải dễ dàng làm sạch và đổ đầy lại.
Mua hàng với con mắt tuân thủ pháp luật
Một số giao dịch mua hàng bạn thực hiện sẽ bị chi phối bởi kiểu dáng hoặc chi phí, nhưng những giao dịch khác sẽ đến do chính phủ cho bạn biết nên mua gì. Một số sở y tế nhấn mạnh rằng khăn ăn chỉ được cung cấp trong các hộp đựng, chẳng hạn như thay vì để trong giỏ hoặc các vật đựng khác. Trong trường hợp của bạn, hạn chế này là tốt: khách hàng sẽ không chỉ lấy một nắm khi họ đi qua và sau đó vứt đi tất cả, chỉ còn một.
Một vấn đề sức khỏe khác liên quan đến ống hút rời và ống hút bọc. Một số cộng đồng nhấn mạnh vào ống hút được bọc riêng lẻ; những người khác thì ổn với bộ phân phối nhả từng ống hút lỏng lẻo.
Hộp đựng kem và sữa cũng là một nguồn đáng lo ngại khác. Bộ y tế của bạn có thể yêu cầu sữa phải được bảo quản trên đá hoặc bạn phải sử dụng một loại hộp đựng cụ thể. (Bạn cũng muốn hộp đựng sữa giảm nhỏ giọt và dễ sử dụng. Khách hàng muốn pha đồ uống của mình và đi tiếp chứ không phải giải câu đố để lấy sữa.)
Bộ y tế cũng có thể có đôi lời để nói về loại xà phòng và khăn lau tay trong phòng vệ sinh của bạn. Ví dụ, xà phòng dạng thanh bị cấm sử dụng ở nhiều khu vực do lo ngại rằng chúng lây lan vi trùng qua tiếp xúc tay-tay.
Để tìm hiểu về tất cả các quy định về nhà bếp, phòng tắm và các quy định khác trong khu vực của bạn, hãy liên hệ với sở y tế địa phương và hỏi xem họ có bất kỳ nguồn lực nào có thể giúp bạn tuân thủ các quy tắc hay không. Bạn sẽ tìm hiểu thêm trong quá trình hướng dẫn trước khi khai trương của sở y tế và nhiều hơn nữa trong các lần đăng ký tiếp theo.
Bạn đã ký hợp đồng với các nhà cung cấp giao đậu và các sản phẩm khác của bạn, đồng thời bạn biết cách lưu trữ và theo dõi tất cả trong kho của mình. Tiếp theo, hãy nói về cách định giá tất cả các mặt hàng này để mang lại lợi nhuận.
