Mục lục
Chương 12: Thuê một phi hành đoàn
Khi đến lúc tuyển dụng nhân viên cho quán cà phê của bạn, bạn có thể muốn sao chép bản thân mình một nửa chục lần và xong việc. Cuối cùng, bạn biết cách muốn khách hàng được đối xử, bạn biết các quy trình vệ sinh và cung cấp hàng hóa, bạn biết mọi thứ cần phải xảy ra để làm cho cửa hàng của bạn thành công, và bạn biết rằng bạn sẽ làm công việc tuyệt vời. Nhưng vì bạn không thể làm điều đó, điều tốt nhất tiếp theo là thuê người khác và đào tạo họ về cách đối xử với khách hàng, làm sạch và cung cấp hàng hóa cho quán cà phê, và tất cả những việc khác.
Trong chương này, chúng tôi sẽ giúp bạn phỏng vấn ứng viên tiềm năng, đào tạo họ, xác định mức lương phải trả cho họ, và – nếu họ không chứng minh được bằng bạn – đẩy họ tiến đến cơ hội tốt hơn.
Tìm sự giúp đỡ
Dù bạn có tin hay không thì việc bước vào một quán cà phê cạnh tranh và hét lên: “Ai muốn rời khỏi bãi rác này và đến làm việc cho tôi?” là một hình thức tồi tệ. Ngoài ra, bất cứ ai rời bỏ người chủ hiện tại của họ theo cách đó cũng có thể nhanh chóng trở thành kẻ phản bội bạn.
Bạn sẽ gặp nhiều may mắn hơn trong việc tìm kiếm nhân viên tiềm năng bằng cách quảng bá thông qua quảng cáo trên báo, bảng việc làm trực tuyến, phương tiện truyền thông xã hội và truyền miệng.
Viết và đặt quảng cáo việc làm để thu hút những ứng viên đủ tiêu chuẩn là một nghệ thuật — đặc biệt là trong thị trường lao động eo hẹp và đặc biệt nếu bạn không thể trả mức lương cao nhất. Đây là lời khuyên của chúng tôi để biến điều đó thành hiện thực.
Biên soạn quảng cáo
Ứng viên tiềm năng cần biết yêu cầu của công việc là gì. Trước khi điều đó có thể xảy ra, bạn cần biết yêu cầu của công việc là gì. Sẽ rất hữu ích nếu lập danh sách tất cả các yếu tố bạn muốn đưa vào quảng cáo việc làm, bao gồm những yếu tố sau:
✱ Chức danh công việc
✱ Quán cà phê tọa lạc ở đâu
✱ Nếu làm việc toàn thời gian hoặc bán thời gian
✱ Mô tả về ứng viên lý tưởng của bạn
✱ Khoảng lương
✱ Sứ mệnh và giá trị của công ty bạn
✱ Trách nhiệm của nhân viên sẽ là gì
✱ Sự sẵn có mà bạn yêu cầu, chẳng hạn như buổi sáng hoặc cuối tuần
✱ Những kỹ năng và kinh nghiệm không thể thương lượng mà nhân viên phải có (Điều hành một cửa hàng theo chủ đề mèo? Chỉ những người yêu mèo mới cần ứng tuyển.)
Hãy đưa càng nhiều thông tin này vào quảng cáo việc làm của bạn càng tốt và người nộp đơn sẽ không bị ngạc nhiên sau này.
Một điều gì đó khác cần đưa vào quảng cáo của bạn: một chút về bản thân bạn. Để giúp thu hút ứng viên giỏi, hãy thêm cá tính vào tin tuyển dụng của bạn. Điều này giúp bạn tìm được những nhân viên phù hợp với tính cách, phong cách làm việc và quán cà phê của bạn. Nếu bạn là người hay đùa, hãy thêm một câu đùa vào quảng cáo của bạn. Nếu bạn nghiêm túc hơn và muốn cửa hàng của mình có bầu không khí sang trọng, hãy sử dụng biệt ngữ trong ngành và giọng điệu nghiêm túc hơn.
Bao phủ căn cứ của bạn
Hãy chắc chắn đăng quảng cáo việc làm của bạn ở tất cả những nơi thông thường:
✱ Đăng một quảng cáo rao vặt trên tờ báo địa phương.
✱ Đăng quảng cáo của bạn trên các nền tảng tìm việc làm như Indeed (indeed.com) hoặc Monster (monster.com). Hầu hết các trang web việc làm đều tính phí người đăng tin tuyển dụng, vì vậy hãy thực hiện một số nghiên cứu để tìm ra trang web nào là tốt nhất cho bạn.
✱ Đăng quảng cáo của bạn trên craigslist (craigslist.com), chi phí $25 cho mỗi danh mục bạn đăng; chọn “thực phẩm/đồ uống/khách sạn.” Vì craigslist dành riêng cho khu vực của bạn nên bạn sẽ chỉ liên hệ với những người nộp đơn ở gần địa điểm kinh doanh của bạn.
✱ Dùng thử ứng dụng Nextdoor (nextdoor.com). Trước khi được chấp nhận vào Nextdoor, bạn cần được xác minh là thực sự sống ở khu vực lân cận mà bạn muốn tham gia. Sau đó, bạn có thể đăng một quảng cáo cần trợ giúp để tiếp cận những người ở khu vực đó.
✱ Nếu bạn đang tìm kiếm một kiểu người cụ thể, hãy đăng nơi họ thường lui tới. Ví dụ: khi tìm kiếm nhân viên quán cà phê, bạn có thể treo tờ rơi cần trợ giúp tại trường đại học địa phương, đăng quảng cáo việc làm của bạn trong một nhóm LinkedIn dành cho nhân viên pha chế hoặc tweet nó trên Twitter với các thẻ bắt đầu bằng # có liên quan. Bạn đang tìm người quản lý cửa hàng? Hãy thử các nhóm LinkedIn và Facebook dành cho ngành nhà hàng, trang web về ngành hoặc tạp chí thương mại.
✱ Đặt một tấm biển trên cửa sổ cho biết bạn đang tuyển dụng. Một số nhân viên tương lai tốt nhất của bạn là những khách hàng hiện tại yêu thích những gì bạn làm!
Tất nhiên, bạn có thể không cần đăng việc làm của mình ở tất cả các vị trí được đề xuất này. Nếu thị trường việc làm eo hẹp và bạn không muốn có quá nhiều hồ sơ ứng tuyển, hãy thử một hoặc hai hồ sơ cùng một lúc.
Thu thập ứng viên
Mỗi nhân viên tiềm năng nên điền vào đơn đăng ký trước khi bạn cân nhắc tuyển dụng họ, cho dù thông qua hệ thống ứng dụng trực tuyến hay đơn đăng ký bằng giấy tại cửa hàng của bạn. Đơn đăng ký phải bao gồm thông tin liên hệ, lịch sử việc làm, trình độ học vấn và mức lương mong đợi.
Đơn đăng ký này là bước đầu tiên của bạn trong việc chia người nộp đơn thành hai loại: “Có thể” và “Không, cảm ơn”. Ví dụ: nếu người nộp đơn không thể điền đơn đăng ký đúng cách, cô ấy có thể sẽ không thể xử lý hệ thống thanh toán hoặc xử lý nhiều đơn đặt hàng. Nếu tất cả các công việc trước đây của anh ấy chỉ kéo dài chưa đầy một tháng, anh ấy có thể quá dễ dàng để tin tưởng vào trách nhiệm mở hoặc đóng cửa hàng.
May mắn thay, Internet có rất nhiều mẫu ứng dụng miễn phí, bao gồm cả các mẫu dành riêng cho nhà hàng từ các trang web như Bản mẫu.net. Chỉ cần đảm bảo chạy bất kỳ ứng dụng nào mà luật sư của bạn định sử dụng để đảm bảo bạn không vi phạm bất kỳ luật lao động nào.
Phỏng vấn ứng viên
Bây giờ, đã đến lúc mời những ứng viên trong danh sách “Có thể” của bạn tham gia một cuộc phỏng vấn trực tiếp. Bạn có thể phỏng vấn ứng viên ở bất cứ đâu, nhưng nếu bạn gặp họ ở quán cà phê, họ có thể biết họ sẽ làm việc ở đâu và mọi thứ diễn ra như thế nào. Điều này mang lại cho họ cơ hội đặt câu hỏi, có khả năng gây ấn tượng với bạn bằng sự thông minh và tò mò của họ hoặc phớt lờ những gì đang diễn ra xung quanh họ, điều này sẽ mang lại cho bạn một ấn tượng hoàn toàn khác (nhưng cũng có giá trị không kém).
Có lẽ bạn đã nhiều lần ngồi vào ghế nóng của người được phỏng vấn. Bây giờ đến lượt bạn đặt câu hỏi và cố gắng xác định xem ai đang nói sự thật và ai chỉ nói cho bạn những gì họ nghĩ bạn muốn nghe.
Liên hệ với tất cả những ứng viên có vẻ hứa hẹn, ngay cả khi bạn có ít vị trí cần tuyển hơn số lượng ứng viên. Rốt cuộc, bạn không bao giờ biết ai sẽ tìm được việc làm trong thời gian chờ đợi hoặc ai sẽ không thành công.
Bạn không chắc chắn về cách tiến hành một cuộc phỏng vấn? Đừng lo lắng—người nộp đơn có thể sẽ lo lắng hơn bạn và bằng cách làm theo lời khuyên của chúng tôi, bạn sẽ học được mọi thứ cần thiết để đưa ra quyết định tuyển dụng đúng đắn cho doanh nghiệp của mình.
Đối thoại: Để tiết kiệm thời gian, Melissa thực hiện các cuộc phỏng vấn qua điện thoại kéo dài 10 đến 15 phút với những ứng viên “Có thể”. Nếu cô ấy cảm thấy họ phù hợp, cô ấy sẽ chuyển họ cho tổng giám đốc để phỏng vấn trực tiếp. Nếu họ làm tốt ở đó, họ sẽ dành khoảng một giờ để tương tác với khách hàng tại quầy đăng ký như một lần thử cuối cùng. Điều này cũng cho phép ứng viên từ chối nếu họ quyết định rằng công việc không như họ mong đợi.
Lập kế hoạch cho câu hỏi của bạn
Khi phỏng vấn ứng viên, hãy đặt câu hỏi khám phá quá trình làm việc của ứng viên đồng thời trả lời cách ứng viên sẽ giúp đỡ bạn. Tránh đặt những câu hỏi có thể được trả lời đơn giản bằng “có” hoặc “không”. Các câu hỏi mẫu có thể bao gồm những điều sau đây:
✱ Bạn có kinh nghiệm gì trong lĩnh vực dịch vụ ăn uống và chăm sóc khách hàng?
✱ Trải nghiệm làm việc tồi tệ nhất của bạn là gì và tại sao?
✱ Hai điểm mạnh và điểm yếu chính của bạn là gì?
✱ Tại sao bạn quan tâm đến công việc này?
✱ Bạn mô tả công việc hiện tại và người giám sát của mình như thế nào?
Viết ra các câu hỏi của bạn khi bạn lên kế hoạch cho các cuộc phỏng vấn. Hãy tham khảo chúng trong khi bạn nói chuyện với người nộp đơn để bạn nhớ những gì cần hỏi và hỏi mọi người những câu hỏi giống nhau, giúp bạn dễ dàng so sánh táo với táo sau này.
Hãy thoải mái ra khỏi danh sách. Việc để đơn xin việc cũng như lịch sử công việc của ứng viên trước mặt bạn có thể truyền cảm hứng cho những câu hỏi trong cuộc phỏng vấn mà bạn có thể không nghĩ tới trước đó.
Thu thập ấn tượng đầu tiên
Đừng cảm thấy bạn phải nhảy vào cuộc phỏng vấn ngay lập tức. Trước tiên, hãy thử nói chuyện nhỏ để phá bầu không khí lạnh nhạt và giúp người nộp đơn cảm thấy thoải mái. Một cách để làm điều này là mô tả doanh nghiệp của bạn và các vị trí mà bạn đang phỏng vấn. Giải thích những đặc điểm nào là quan trọng nhất đối với bạn: ví dụ như dịch vụ khách hàng hoặc làm việc nhóm và hỗ trợ lẫn nhau. Hãy nhớ rằng, trong một thị trường lao động eo hẹp, bạn đang bán công việc nhiều như những người nộp đơn đang bán chính mình!
Trong khi bạn đang trò chuyện với người nộp đơn, hãy chú ý đến các chi tiết. Anh ấy có chải chuốt và ăn mặc phù hợp với doanh nghiệp của bạn không? Anh ấy có mỉm cười và tỏ ra nhiệt tình với công việc không? Ấn tượng đầu tiên không phải lúc nào cũng nói lên toàn bộ câu chuyện nhưng chúng giúp bạn xây dựng một bức tranh hoàn chỉnh về ứng viên.
Counter Talk: Melissa khuyên bạn nên tuyển dụng vì giá trị hơn kỹ năng. Bạn luôn có thể đào tạo ai đó về kỹ năng pha cà phê, nhưng bạn không thể đào tạo họ những giá trị phù hợp với thương hiệu của bạn.
Đặt câu hỏi của bạn
Sau khi hỏi từng câu hỏi bạn đã viết ra và bất kỳ câu hỏi nào xảy ra với bạn khi bạn trò chuyện với người nộp đơn, hãy tạm dừng và cho người nộp đơn thời gian để đưa ra câu trả lời. Đừng đặt nhiều câu hỏi cùng một lúc vì có thể bạn sẽ không nhận được câu trả lời cho tất cả chúng. Hãy hỏi những câu hỏi tiếp theo như “Tại sao bạn lại làm vậy?” và “Điều đó xảy ra như thế nào?” để thu hút nhiều hơn từ người nộp đơn khi cần thiết.
Hãy nhớ ghi chép trong suốt cuộc phỏng vấn vì những ngày sau đó bạn sẽ khó nhớ được ai đã nói gì. Tuy nhiên, hãy cố gắng đừng ghi chú quá rõ ràng. Bạn không muốn người nộp đơn có cảm giác như bạn đang chấm điểm cho mọi điều cô ấy nói.
Đảm bảo tuân thủ pháp luật
Trong khi bạn đang suy nghĩ về những gì bạn nên hỏi người nộp đơn—các kỹ năng và kinh nghiệm của người nộp đơn liên quan đến công việc—bạn cũng nên ghi nhớ những điều bạn không thể hỏi.
Đừng hỏi liệu người nộp đơn có kế hoạch sinh con hay không, anh ta đã kết hôn chưa, anh ta đã từng nộp đơn yêu cầu bồi thường cho người lao động hay chưa, anh ta có phải là công dân hay không, anh ta giải ngũ khi nào, anh ta có bị bắt hay không, chủng tộc/tín ngưỡng của anh ta là gì. /màu sắc/tôn giáo/nguồn gốc quốc gia/tuổi là. Những loại câu hỏi này có thể được coi là phân biệt đối xử và luật liên bang cấm phân biệt đối xử với người xin việc dựa trên giới tính, chủng tộc, khuyết tật, tôn giáo, tình trạng hôn nhân, v.v.
Đảo ngược tình thế
Gần cuối cuộc phỏng vấn, hãy hỏi người nộp đơn xem cô ấy có câu hỏi nào dành cho bạn không. Điều này không chỉ giúp người nộp đơn có cơ hội làm rõ công việc trong đầu; nó cũng cho bạn cơ hội tìm hiểu thêm về cô ấy. Cô ấy có hỏi những câu hỏi thông minh về quá trình đào tạo hay cô ấy hỏi bạn làm gì khi nhân viên liên tục thiếu thời gian làm việc?
Nếu bạn thuê người này, bạn sẽ dành nhiều thời gian với cô ấy và cô ấy sẽ đại diện cho doanh nghiệp của bạn trước khách hàng và cộng đồng nói chung. Bạn không thể tìm hiểu mọi thứ cần biết về một người trong một cuộc phỏng vấn kéo dài 30 phút, nhưng bạn thường có thể tìm hiểu đủ để biết liệu người này có phải là người mà bạn muốn làm việc cùng hàng ngày hay không.
Đối thoại: Hãy chắc chắn hỏi lý do tại sao người nộp đơn muốn làm việc tại cửa hàng của bạn so với quán cà phê lớn ở cuối dãy nhà. Trong một cuộc phỏng vấn qua điện thoại, nếu một ứng viên nói với Melissa rằng họ chưa bao giờ đến Brewpoint, cô ấy sẽ yêu cầu họ đến thăm và sau đó quay lại với cô ấy. Điều quan trọng là nhân viên của bạn phải quan tâm đến thương hiệu của bạn và tận hưởng không khí của cửa hàng.
Học luật lao động
Luật lao động, hay luật lao động, là tên gọi chung của hàng ngàn đạo luật liên bang và tiểu bang chi phối các quyền và nghĩa vụ liên quan đến bất kỳ loại tình huống việc làm nào. Luật lao động quy định mọi thứ, từ quy trình tuyển dụng ban đầu và nhiệm vụ công việc đến mức lương tối thiểu và quyền thương lượng tập thể.
Lĩnh vực luật lao động rất rộng lớn – nhiều hơn những gì chúng ta có thể trình bày trong một vài trang. Hãy tham khảo ý kiến luật sư của bạn để được tư vấn hoặc khám phá trang web của Bộ Lao động Hoa Kỳ (DOL) và các nơi khác trực tuyến để tìm hiểu về nghĩa vụ của bạn với tư cách là người sử dụng lao động.
Trò chuyện phản biện: Để biết thông tin chi tiết về các tiểu bang yêu cầu nghỉ giải lao có lương và thời gian nghỉ giải lao phải kéo dài bao lâu, hãy tham khảo ý kiến luật sư của bạn để biết thông tin chi tiết về luật lao động địa phương hoặc kiểm tra trang web DOL tại dol.gov/general/topic/workhours/breaks.
Trả lương và nhiều vấn đề tiền bạc hơn
Người xin việc đương nhiên sẽ tò mò về khoản thanh toán. Rốt cuộc thì họ không tình nguyện cho vị trí này. Họ có quyền mong đợi được hoàn trả cho nỗ lực của mình và bạn nên chuẩn bị sẵn con số cho từng vị trí mà bạn đang tuyển dụng.
Tuy nhiên, việc trả lương còn nhiều điều hơn là đưa ra mức lương tính theo giờ đơn giản. Bảo hiểm bồi thường cho người lao động, thuế thất nghiệp, thuế An sinh xã hội, v.v. đều được đưa vào phương trình.
Trao quyền cho chính phủ
Thuế của chính phủ cộng thêm từ 20 đến 35 phần trăm vào chi phí tổng tiền lương của nhân viên, do đó, bạn càng đề nghị nhiều cho nhân viên thì bạn cũng sẽ giao cho chú Sam nhiều hơn.
Bạn sẽ phải trả tiền bảo hiểm bồi thường cho người lao động. Bảo hiểm cho người lao động chi trả chi phí cho nhân viên của bạn nếu họ bị ốm, bị thương hoặc thậm chí tử vong khi làm việc. Phúc lợi của người lao động bao gồm chi phí y tế, tiền lương bị mất, phục hồi nghề nghiệp và trợ cấp tử vong.
Bảo hiểm cho người lao động bảo vệ bạn nhiều như nhân viên của bạn. Trước khi có chế độ bảo hiểm cho công nhân, một nhân viên bị thương nặng có thể khiến doanh nghiệp phải đóng cửa. Giờ đây, tiền lương bị mất, trại cai nghiện, v.v. đều được bảo hiểm chi trả, bất kể lỗi tại ai.
Yêu cầu bồi thường của người lao động khác nhau tùy theo từng tiểu bang, vì vậy hãy liên hệ với ủy viên bảo hiểm của tiểu bang của bạn để biết thêm thông tin. Đại lý bảo hiểm của bạn cũng có thể giúp bạn với các chi tiết.
Sau đó là thuế An sinh xã hội và Medicare. Bạn không chỉ phải giữ lại khoảng 7,5 phần trăm tiền lương của nhân viên để trả thuế An sinh xã hội và Medicare của họ, bạn còn phải đóng góp tương xứng với từng đô la đó. Nếu một nhân viên trả 30 đô la một tuần tiền thuế An sinh xã hội, bạn cũng phải trả số tiền đó. Cộng chi phí đó cho tất cả nhân viên của bạn và bạn đang nói về một khoản chi tiêu nghiêm túc.
Đừng quên thuế thất nghiệp liên bang. Hầu hết người sử dụng lao động phải trả thuế thất nghiệp liên bang vì trình độ chuyên môn không khó đáp ứng: bạn trả lương tổng cộng 1.500 đô la cho tất cả nhân viên trong một quý hoặc có ít nhất một nhân viên làm việc vào bất kỳ ngày nào trong 20 ngày (không nhất thiết phải liên tục) tuần trong một năm.
Nếu bạn đáp ứng một trong những tiêu chuẩn này, kể từ năm 2019, bạn phải trả mức cố định là 6% trên 7.000 USD đầu tiên được trả cho mỗi nhân viên. Thuế này bao gồm tiền trợ cấp thất nghiệp cho những người lao động bị mất việc làm. Các tiểu bang thường có thuế thất nghiệp riêng, vì vậy hãy liên hệ với kế toán viên hoặc sở lao động của tiểu bang để biết thêm chi tiết.
Giữ gìn sức khoẻ cho nhân viên
Còn bảo hiểm y tế thì sao? Theo văn bản này, các doanh nghiệp sử dụng trung bình ít hơn 50 nhân viên toàn thời gian (FTE) trong năm dương lịch trước đó không phải cung cấp bảo hiểm y tế, theo PeopleKeep (peoplekeep.com). Nhân viên toàn thời gian là những người làm việc trung bình từ 30 giờ trở lên mỗi tuần trong một tháng nhất định. Bạn cũng phải tính FTE của nhân viên bán thời gian và cộng chúng vào tổng số. Để làm điều này, hãy cộng số giờ làm việc của nhân viên bán thời gian và chia tổng số cho 120.
Nếu bạn có hơn 50 nhân viên toàn thời gian, bao gồm cả FTE của bạn, bạn cần cung cấp Bảo hiểm Thiết yếu Tối thiểu, là bất kỳ chương trình bảo hiểm nào đáp ứng các yêu cầu của Đạo luật Chăm sóc Giá cả phải chăng về bảo hiểm.
Kiểm tra, xin vui lòng
Được rồi, thuế của chính phủ cho bạn biết phải bổ sung bao nhiêu ngoài số tiền bạn trả cho nhân viên của mình. Bây giờ là câu hỏi khó hơn: bạn trả bao nhiêu? Bí quyết là đưa ra mức lương theo giờ khiến nhân viên của bạn hài lòng mà không khiến doanh nghiệp của bạn gặp khó khăn.
Để bắt đầu, hãy quay lại kế hoạch kinh doanh của bạn (được trình bày ở Chương 4) để xem bạn đã phân bổ bao nhiêu cho chi phí nhân viên. Ví dụ: nếu bạn đề nghị 8 đô la một giờ—và thuế của chính phủ đẩy con số đó lên 9,50 đô la một giờ—bạn có thể chi trả cho bao nhiêu giờ trợ giúp? Điều đó có thực tế không? Bạn có đang đề nghị quá nhiều mỗi giờ không? Bạn đã đánh giá thấp mức độ trợ giúp mà bạn cần?
Liên hệ với các quán cà phê ở những khu vực không cạnh tranh để tìm hiểu xem họ trả bao nhiêu và sử dụng bao nhiêu nhân viên trong mỗi ca. Sử dụng thông tin này để điều chỉnh kế hoạch kinh doanh của bạn (nếu cần) và hướng dẫn bạn xác định mức lương theo giờ cho mỗi nhân viên.
Hãy nhớ rằng bạn phải đưa ra ít nhất mức lương tối thiểu. Mức lương tối thiểu liên bang tính đến thời điểm viết bài này là 7,25 USD một giờ, nhưng một số bang quy định mức lương tối thiểu cao hơn. Sử dụng bản đồ tương tác của Bộ Lao động (dol.gov/whd/minwage/america.htm) để xác định con số đó ở tiểu bang của bạn.
Cũng nên nhớ rằng nhân viên pha cà phê là một vai trò được trả tiền thưởng. Nghiên cứu luật tổng hợp mẹo, đặc biệt là vì chúng liên quan đến mức lương tối thiểu khi xem xét số tiền đưa ra cho nhân viên pha chế của bạn.
Tự thực hiện hoặc Thuê ngoài dịch vụ tính bảng lương
Bạn nên tự mình xử lý việc tính lương cho quán cà phê hay nên thuê một công ty tính lương bên ngoài để giải quyết gánh nặng? Đối với vấn đề thuê luật sư và kế toán (mà chúng ta đã thảo luận ở Chương 5), câu trả lời là: còn tùy.
Bạn đã nghiên cứu kỹ lưỡng các vấn đề về thuế liên bang và tiểu bang và biết chính xác số tiền cần được giữ lại từ séc của mỗi nhân viên chưa? Bạn có tiết kiệm được nhiều tiền hơn khi tự mình xử lý bảng lương so với chi phí mà một công ty bên ngoài làm việc đó không? Bạn có nộp thuế tiền lương cho Sở Thuế vụ kịp thời không? Nếu câu trả lời cho tất cả những câu hỏi này là “có”, có lẽ bạn nên giữ lại cuốn séc.
Nếu câu trả lời là “không”—hoặc nếu bạn muốn gửi tiền trực tiếp cho nhân viên hoặc theo dõi giờ ốm và thời gian nghỉ phép một cách dễ dàng—hãy cân nhắc việc thuê một công ty trả lương có phạm vi toàn quốc và có thể chỉ định một đại diện tài khoản làm việc với bạn.
Hoặc phân chia sự khác biệt bằng cách sử dụng phần mềm tính lương cho các doanh nghiệp nhỏ như sau:
✱ Bảng lương bình phương (squareup.com/payroll)
✱ Bảng lương QuickBooks (quickbooks.intuit.com/oa/payroll)
✱ Bảng lương yêu nước (patriotsoftware.com)
Các công ty phần mềm tính lương thường tính một khoản phí cố định mỗi tháng cộng với một khoản phí bổ sung cho mỗi nhân viên. Kiểm tra các trang web đánh giá phần mềm như Capterra (capterra.com) để xem chi tiết và đọc các bài đánh giá trên các nền tảng trả lương khác nhau.
Nhiều hơn chỉ là tiền bạc
Tiền có ích cho nhiều thứ, chẳng hạn như được trao đổi để lấy hàng hóa và dịch vụ. Nhưng việc động viên nhân viên và khiến họ vui vẻ cần nhiều thứ hơn là chỉ tiền mặt.
Ngay cả khi bạn trả lương cao ngất trời, nếu bạn để khách hàng đối xử tệ bạc với nhân viên của mình hoặc bạn không khen ngợi họ vì đã hoàn thành tốt công việc thì họ sẽ rất đau khổ. Và họ sẽ không keo kiệt với nỗi khổ của mình; họ sẽ hào phóng chia sẻ điều đó với khách hàng, những người sẽ sớm cảm thấy đau khổ không kém khi nghĩ đến việc đến quán cà phê của bạn.
Đừng để điều này xảy ra với cửa hàng của bạn. Giữ cho doanh nghiệp của bạn là một nơi làm việc dễ chịu với không gian riêng tư, sạch sẽ, nơi nhân viên có thể nghỉ giải lao và cung cấp một tủ lạnh nhỏ để bảo quản bữa trưa của họ. Giữ cho bề mặt sạch sẽ và không khí trong lành. (Phải thừa nhận rằng họ sẽ thực hiện phần lớn công việc dọn dẹp và làm mới nhưng hãy cung cấp cho họ công cụ để làm việc.)
Hãy có thái độ rằng nhân viên đang làm việc với bạn chứ không phải làm việc cho bạn và đối xử bình đẳng với họ nhất có thể. Bắt đầu tổ chức các câu lạc bộ bóng đá nếu họ quan tâm hoặc để họ hóa trang đến làm việc vào dịp Halloween. Hãy linh hoạt với lịch trình làm việc để phù hợp với những trường hợp bất thường thay vì bắt buộc mọi người phải làm việc theo giờ và ngày giống nhau bất kể thế nào đi nữa. Hãy yêu cầu họ đưa ra những gợi ý khi có vấn đề phát sinh.
Đưa ra lời khen ngợi hào phóng khi họ làm tốt công việc và nếu bạn muốn tiến thêm một bước, hãy khen ngợi bằng văn bản hoặc thưởng cho họ thẻ quà tặng cho các doanh nghiệp địa phương hoặc thêm thời gian nghỉ có lương. Cung cấp giảm giá cho nhân viên trên các sản phẩm bạn mang theo. Chắc chắn, họ có thể muốn được tăng lương lâu dài, nhưng những bước này sẽ thể hiện rõ sự đánh giá cao của bạn và khiến nhân viên luôn đứng về phía bạn.
Tú tài Barista
Đào tạo nhân viên của bạn là khoản đầu tư kinh doanh tốt nhất mà bạn từng thực hiện. Đó là câu chuyện ngụ ngôn cổ điển “dạy một người câu cá”. Một khi bạn đào tạo một nhân viên, cô ấy sẽ có được kiến thức đó mãi mãi. Quan trọng hơn, cô ấy sẽ có thể truyền đạt kiến thức đó cho nhân viên mới, giúp bạn tự do làm những việc khác.
Tuy nhiên, việc đạt đến điểm đó của các hệ thống tự trị và tự tồn tại không phải chuyện một sớm một chiều. Bạn phải sẵn sàng đào tạo nhân viên ngay từ khi họ bắt đầu làm việc với bạn. Đừng giải thích một nửa nhiệm vụ rồi nói: “Đừng bận tâm, tôi sẽ làm việc đó,” nếu không nhân viên của bạn sẽ học sai bài học từ quá trình đào tạo của bạn: rằng bạn không tin tưởng họ và bạn sẽ đảm nhận bất kỳ công việc nào. công việc hơi khó khăn.
Hãy huấn luyện họ đúng cách và họ sẽ tự tin vào khả năng của mình. Hơn nữa, sự tự tin của họ sẽ xứng đáng vì họ sẽ thành thạo mọi nhiệm vụ mà bạn yêu cầu.
Tạo sổ tay đào tạo
Hãy tưởng tượng bạn tham gia một khóa học cấp tốc kéo dài 8 giờ về cách điều hành một quán cà phê. Bạn nghĩ mình sẽ nhớ được bao nhiêu về việc hấp sữa, đổ đầy tủ đựng đồ, chạy máy tính tiền, lau bàn và sàn nhà cũng như xoay các món nướng? Rất có thể là không đủ để thực hiện tất cả một cách chính xác vào ngày hôm sau.
Đó là lý do tại sao việc viết sổ tay đào tạo nhân viên trình bày rõ các quy trình kinh doanh của bạn là điều quan trọng. Bất cứ khi nào một nhân viên thắc mắc về cách bảo trì một thiết bị hoặc vô hiệu hóa một giao dịch, anh ta có thể lật cuốn sách và tìm câu trả lời mà không cần phải dừng lại và đi tìm bạn hoặc người khác biết cách thực hiện.
Việc viết tất cả các quy trình của doanh nghiệp bạn thành một sổ tay đào tạo cũng cho bạn thấy những quy trình của bạn có thể còn thiếu sót ở đâu. Ví dụ: có thể bạn không có bất kỳ quy trình nào để xử lý những khách hàng bị ốm hoặc có thể bạn sẽ thấy cần có một biểu đồ cho biết ai chịu trách nhiệm dọn dẹp những gì mỗi ngày. Đôi khi bạn học được những điều còn thiếu chỉ bằng cách viết ra những điều bạn đã biết.
Dưới đây là một số quy trình cần đưa vào sổ tay đào tạo của bạn:
✱ Cách vệ sinh. Ai chịu trách nhiệm dọn dẹp từng khu vực của quán cà phê? Bao lâu thì nên vệ sinh? Quy trình vệ sinh bàn, sàn nhà, tủ đựng bánh mì, v.v. là gì?
✱ Cách bảo trì thiết bị. Ai làm sạch và sửa chữa thiết bị? Tần suất bảo trì diễn ra như thế nào?
✱ Cách lấy tiền. Các thủ tục nhận tiền mặt so với thẻ tín dụng là gì? Bạn xử lý lỗi đăng ký như thế nào?
✱ Cách trả lời điện thoại. Thủ tục nhận tin nhắn là gì? Bạn có muốn nhân viên của mình trả lời “Chúc một ngày tốt lành, đây là Tony tại The Best Brew. Tôi có thể giúp gì cho bạn?” Nếu bạn làm thế, hãy viết nó ra.
✱ Cách xử lý khi khách hàng không hài lòng. Bạn có cho cô ấy một tách cà phê miễn phí không? Hoàn lại tiền? Gọi người giám sát vào? Gọi thủy quân lục chiến?
✱ Cách giải quyết các vấn đề về an toàn. Bạn xử lý các trường hợp khẩn cấp về y tế trong cửa hàng như thế nào? Bạn phản ứng thế nào trước những cơn bão nguy hiểm hoặc các sự cố thời tiết khác? Chúng ta thảo luận những vấn đề này và những vấn đề an toàn khác trong Chương 21.
Sổ tay đào tạo của bạn cũng phải chứa thông tin về các lợi ích như thời gian nghỉ phép và nghỉ chữa bệnh, chính sách về ma túy và vũ khí tại nơi làm việc, chi tiết về các cấp thẩm quyền (tức là ai báo cáo cho ai), các quy định về đi trễ và đi học, thông tin về các biện pháp kỷ luật, kỳ vọng đối với nhân viên của bạn (chẳng hạn như tần suất họ được đánh giá về hiệu suất công việc) và thông tin về việc tuân thủ quy định (như các chính sách bạn áp dụng để tuân thủ Đạo luật Người khuyết tật Hoa Kỳ và các quy định khác).
Nói tóm lại, sổ tay đào tạo nên trình bày chi tiết các mục tiêu bạn đặt ra cho doanh nghiệp của mình và giải thích các chính sách cần thiết để hiện thực hóa các mục tiêu đó.
Lời khuyên về đào tạo nhân viên mới
Có nhiều điều cần đào tạo nhân viên hơn là giải thích một quy trình một lần và để họ tự thực hiện quy trình đó. Những người khác nhau học theo những cách khác nhau và để bạn thành công với tư cách là một huấn luyện viên, điều cần thiết là phải tìm ra những gì phù hợp với mỗi người. Đối với một nhân viên, bạn có thể chỉ cần đưa ra chỉ dẫn bằng lời nói; đối với trường hợp khác, bạn có thể phải vẽ sơ đồ; trong lần thứ ba, bạn có thể phải hướng dẫn anh ấy thực hiện quy trình ngay lần đầu tiên. Khi bạn nhận thức được phong cách học tập của từng nhân viên, bạn sẽ biết cách dạy anh ấy – và bạn cũng sẽ biết những người khác có thể dạy anh ấy như thế nào.
Nhập vai là một kỹ thuật đào tạo cụ thể mà bạn có thể thử. Khi nói đến việc nhập vai, chúng tôi không có ý nói đến Dungeon và Dragons; chúng tôi muốn nói đến việc xử lý các tình huống của nhân viên có thể xảy ra trong ngày làm việc, chẳng hạn như một khách hàng cáu kỉnh nhận được món kem mà anh ta không muốn hoặc một khách hàng phàn nàn về tiếng nhạc đang phát trong cửa hàng của bạn. Việc thực hiện những tình huống này mang lại cho nhân viên cơ hội khám phá (hoặc ghi nhớ) giải pháp phù hợp trước khi anh ta đối mặt với nó trong cuộc sống thực.
Việc nhập vai cũng giúp bạn đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên, để anh ta có thể chia sẻ điểm mạnh và điểm yếu sau.
Shadowing là một kỹ thuật đào tạo khác mà bạn có thể sử dụng. Yêu cầu nhân viên mới theo sát một nhân viên có kinh nghiệm hơn (hoặc bạn), sao chép mọi thứ để tìm hiểu cách thực hiện mọi việc. Việc dọn bàn hai lần không bao giờ là vấn đề và bạn luôn có thể tặng đồ uống mà anh ấy đang tập làm, đồng thời tạo ra sự hài lòng của khách hàng!
Chuyển đổi vai trò sau khi thực hiện một nhiệm vụ hai lần để nhân viên mới dẫn dắt người chủ, nói to theo cách của mình trong suốt quy trình trong trường hợp người chủ cần tham gia.
Thông thường, việc chỉ định một người cố vấn cho nhân viên mới là một ý tưởng hay. Yêu cầu một nhân viên đã thành danh trở thành bạn thân nhất của anh chàng mới cho đến khi anh ta có thể tự làm việc. Ngoài việc giải phóng thời gian của bạn cho các nhiệm vụ khác, việc để một nhân viên làm cố vấn cho thấy bạn coi trọng kiến thức của cô ấy và tin tưởng vào khả năng phán đoán của cô ấy. Hãy đưa ra những hướng dẫn về đào tạo cho cô ấy nếu cô ấy chưa từng làm việc với ai trước đây và sau đó gửi cô ấy đi.
Kinh nghiệm cố vấn dạy cho cả nhân viên những điều mới. Người mới học mọi thứ về công việc kinh doanh từ đầu, và người cũ ôn lại những kiến thức mà cô ấy có thể đã quên đồng thời học cách chịu trách nhiệm nhiều hơn với người khác.
Ngay cả khi bạn có những nhân viên đủ kinh nghiệm để trở thành cố vấn, đừng biến mất trong văn phòng của bạn. Làm việc chung với nhân viên của bạn để xem bạn có thể học được điều gì từ họ và sửa sai cho họ khi họ đi lối tắt có thể gây tổn hại cho doanh nghiệp.
Counter Talk: Tại Brewpoint, quá trình đào tạo mất khoảng 3 tuần trước khi một nhân viên mới sẵn sàng tự mình làm việc sau quầy.
Sa thải nhân viên
Cho dù bạn có cẩn thận đến đâu trong quá trình tuyển dụng thì không phải lúc nào nhân viên cũng thành công. Một số trở nên lười biếng; một số ăn trộm; một số là thô lỗ. Dù lý do là gì đi nữa, bạn cần phải để họ đi, và khi nói “để họ đi”, chúng tôi muốn nói là sa thải họ.
Tuy nhiên, đừng nghĩ rằng bạn có thể sa thải mọi người dù muốn hay không. Đó là một công thức hoàn hảo cho rắc rối pháp lý. Cũng giống như có một cách hợp pháp để thuê một người nào đó, luật pháp cũng quy định thời điểm và cách thức bạn có thể để người đó ra đi. Chúng tôi giải thích chi tiết trong phần này ngoài việc đưa ra các mẹo về cách nói lời tạm biệt theo cách lịch sự nhất có thể.
Luật pháp có đứng về phía bạn không?
Khi bạn thuê một nhân viên, hãy giải thích rằng vị trí đó yêu cầu người đó làm X, Y và Z. Thực tế là bạn đang thỏa thuận với người đó: “Bạn làm X, Y và Z, và tôi sẽ trả tiền cho bạn cho những việc đó. làm như vậy.” Nếu người đó liên tục không thực hiện được bất kỳ nhiệm vụ nào trong số này, bạn có quyền thay thế anh ta bằng người khác.
Bạn được phép làm điều này bởi vì—trừ khi bạn đã ký một hợp đồng có quy định khác—bạn đã thuê người đó trên cơ sở “theo ý muốn”, có nghĩa là một trong hai người có thể chấm dứt hợp đồng lao động bất kỳ lúc nào trong gần như bất kỳ lý do gì. (Chúng tôi nói “gần như bất kỳ lý do nào” bởi vì bạn không thể sa thải một nhân viên cố ý nếu, chẳng hạn, anh ta nộp đơn yêu cầu bồi thường cho công nhân, báo cáo bạn với cơ quan nhà nước vì vi phạm pháp luật hoặc chia tay với bạn sau khi cả hai cùng chia tay. bắt đầu hẹn hò.)
Ngay cả khi không có hợp đồng bằng văn bản, nếu bạn nói với một nhân viên rằng công việc của anh ta sẽ kéo dài ít nhất X tháng, bạn cần có những lý do chính đáng và được ghi lại—chẳng hạn như hành vi không trung thực, trộm cắp hoặc lạm dụng bí mật thương mại—để sa thải anh ta sớm hơn.
Nếu bạn không chắc chắn liệu mình có quyền sa thải ai đó hay không, hãy thảo luận tình huống đó với luật sư của bạn để chắc chắn rằng bạn đang làm đúng luật.
“Điều này sẽ được ghi vào hồ sơ vĩnh viễn của bạn”
Bạn có thể bật cười khi một giáo viên trung học đe dọa sẽ đưa việc ghi chú của bạn vào hồ sơ vĩnh viễn, nhưng cô ấy thực sự đã có ý tưởng đúng đắn. Bằng cách ghi lại lịch sử không phục tùng của bạn, nhà trường sẽ có cơ sở tốt hơn để chống lại bạn sau này nếu cần đuổi học bạn.
Với tư cách là chủ một doanh nghiệp nhỏ, hãy rút ra bài học từ giáo viên đó và ghi lại những vi phạm của nhân viên, cùng với mọi hành động bạn đã thực hiện để khắc phục vấn đề. Ví dụ: nếu một nhân viên liên tục xử lý thực phẩm mà không đeo găng tay bất chấp cảnh báo của bạn, bạn sẽ có cơ sở mạnh mẽ hơn để sa thải nhân viên đó nếu bạn ghi lại từng hành vi vi phạm. Một số ứng dụng lập kế hoạch nhân sự và nhân viên cho phép bạn ghi lại điều này ngay trong ứng dụng.
Tuy nhiên, đừng giữ kỷ lục này cho riêng mình. Xây dựng kế hoạch xử lý các vi phạm của nhân viên, chẳng hạn như chính sách “ba lần đình công” và đưa chi tiết về chính sách này vào sổ tay đào tạo. Khi bạn thuê nhân viên, hãy nói với họ về chính sách để họ không bao giờ có thể tranh cãi rằng họ đã bị che mắt bởi những lời buộc tội của bạn.
Counter Talk: Brewpoint sử dụng hệ thống ghi ba lần. Lần đầu tiên một nhân viên vi phạm nội quy công ty, họ sẽ nhận được cảnh báo bằng văn bản. Nếu họ nhận được ba cảnh cáo cho cùng một hành vi vi phạm trong vòng 6 tháng, nhân viên sẽ bị đình chỉ làm việc trong 1 tuần. Sau khi trở lại sau thời gian bị đình chỉ, họ đang trong thời gian thử thách.
Nói lời tạm biệt
Ngày đó đã đến. Bạn đã cảnh báo Cody nhiều lần rằng anh ấy không thể đặt môi lên đũa xông hơi, nhưng anh ấy vẫn làm điều đó. Tuy nhiên, trước khi bạn đuổi anh ta ra ngoài, hãy xem qua những câu hỏi sau và đảm bảo mọi thứ đều sẵn sàng cho cuộc sa thải sắp xảy ra:
Bạn đã đưa ra lời cảnh báo cho anh ấy chưa? Hãy chắc chắn rằng bạn đã ghi lại những vi phạm trong quá khứ của nhân viên này. Nếu bạn lặng lẽ càu nhàu với chính mình và sau đó sa thải ai đó một cách bất ngờ, bạn có thể phải đối mặt với hành động pháp lý vì sa thải sai trái. Bằng cách ghi nhận những vi phạm và cho nhân viên khác biết những vấn đề như vậy, bạn cũng khiến họ cảm thấy bớt bị đe dọa hơn vì họ biết bạn đã cho nhân viên đó đủ cơ hội để sửa chữa lỗi lầm của họ.
Điều này có thực sự cần thiết không? Liệu hành vi vi phạm có nghiêm trọng đến mức phải sa thải không? Nhân viên để sữa không để trong tủ lạnh, điều này có nguy cơ khiến bạn bị thanh tra y tế chê bai, hay anh ta chỉ không xếp cốc theo thứ tự bạn muốn? Việc sa thải một nhân viên thường gây ảnh hưởng nặng nề đến những nhân viên còn lại của bạn, vì vậy hãy chắc chắn rằng bước này là cần thiết.
Bạn đang gửi tin nhắn hỗn hợp? Đừng nói với một nhân viên rằng anh ta đang làm việc rất tốt và là một người cực kỳ tốt để làm việc cùng rồi đưa mũ cho anh ta và đuổi anh ta ra khỏi cửa. Nhân viên có thể cảm thấy mình bị sa thải một cách bất công và nộp đơn kiện chấm dứt hợp đồng sai trái. Rốt cuộc tại sao bạn lại khen ngợi anh ấy nhiều như vậy nếu anh ấy thực sự tệ đến thế?
Đưa ra lý do sa thải và nhấn mạnh những cơ hội mà bạn tạo ra để cải thiện mà không gợi ý bất cứ điều gì tích cực về hiệu suất của nhân viên. Hãy giữ bình tĩnh nếu nhân viên đó đả kích bạn hoặc cố gắng tranh luận về việc anh ta là một nhân viên giỏi như thế nào. Đừng tranh cãi lại; chỉ cần trình bày lại quyết định của bạn và cho nhân viên biết đó là lời cuối cùng.
Bạn có ác ý không? Mặc dù người này đã làm gián đoạn công việc kinh doanh của bạn thông qua hành động của anh ta, nhưng đừng biến việc sa thải thành một cuộc tấn công cá nhân. Giữ mọi thứ ở cấp độ kinh doanh. Hãy loại bỏ những lời xúc phạm và đả kích ra khỏi cuộc trò chuyện và tập trung vào sự thật về những vi phạm công việc của anh ta.
Dù bạn có thể không thích nó nhưng đến một lúc nào đó bạn sẽ phải sa thải nhân viên. Chúng tôi hy vọng các phương pháp tuyển dụng tốt của bạn sẽ khiến việc này trở nên hiếm hoi, nhưng biết cách thức và thời điểm sa thải một người nào đó là một kỹ năng quan trọng mà mọi chủ doanh nghiệp phải học.
Phản biện: Việc để một nhân viên ra đi không bao giờ là điều thú vị, đặc biệt là trong thời điểm này. Nhưng Melissa đã nhận ra rằng bất cứ khi nào cô cần sa thải ai đó thì đó đều là quyết định đúng đắn. Trong vòng một tuần, mọi vấn đề mà nhân viên gây ra đều biến mất và môi trường trong cửa hàng được cải thiện.
Sau khi đọc vài chương trước, bạn đã sẵn sàng cho nhân viên và có được thiết kế cũng như cách bố trí hoàn hảo cho quán cà phê của mình. Bây giờ, hãy nói về những điều thú vị bạn có thể làm trong cửa hàng của mình ngoài việc phục vụ cà phê, như tổ chức nhạc sống, hội thảo, sự kiện từ thiện, v.v.
